Ensuring Helpdesk email deliverability: How to overcome DMARC challenges

Az e-mail ellenőrzés szigorítása

Az egyik fő jellemzője Ügyfélszolgálat e-mail kommunikáció az ügyfelekkel az Easy Redmine jegyeken keresztül. Az Easy Cloud alkalmazások e-mail kommunikációjára vonatkozó részt az Easy Software SMTP szerverei kezelik. Itt konfliktus alakulhat ki...

Egy népszerű e-mail-ellenőrzési mechanizmus, az úgynevezett DMARC kiterjesztés, számos vállalatnál és e-mail szolgáltatásnál széles körben bevezetik (jogosan). Ez a mechanizmus ellenőrzi (többek között), hogy a bejövő e-mail nem hamisított-e. A Helpdesk egyes funkciói levélhamisítást használnak (nem spamküldéshez, hanem az ügyfelekkel való rendszeres kommunikációhoz).

Example of overcoming DMARC challenges

The application runs on Easy Cloud, http://mycompany.easyredmine.com. This Cloud application uses an Easy SMTP server for mail notifications smtp2.easyredmine.com. Az alkalmazásban van egy felhasználó, aki támogatási ügynökként dolgozik - marky.mark@mycompany.com. A Helpdesk a következőképpen van konfigurálva:

Marky üzenetet fog írni egy ügyfélnek a Helpdesken keresztül. A fenti beállítás alapján automatikusan ő kerül feladóként.

Julia fogadó e-mail szervere rendelkezik DMARC-ellenőrzéssel. Összehasonlítja az SMTP-kiszolgálót (smtp2.easyredmine.com) és a bejelentett levélküldőt (marky.mark@mycompany.com). Mivel ez a két tartomány különbözik, az e-mail nem biztonságos, DMARC blokkolja az e-mailt mielőtt Juliához eljutna (és válasz nélkül marad).

What does this mean? Free email services, such as Gmail, already have DMARC enabled. Also, more and more companies gradually implement DMARC. As a result, some emails from your Easy Redmine Helpdesk on the Cloud may not reach your clients.

Hogyan lehet megoldani az Easy Cloudon

There are quick solutions and long-term ones.

1. Quickest - Change Helpdesk setting

Nyissa meg a Tovább >> Help desk >> Help desk beállításait, és módosítsa az e-mail feladóját "Alapértelmezett e-mail értesítésből" lehetőségre.

Ezután lépjen az Adminisztráció >> Beállítások >> E-mail értesítések menüpontra - Értesítési e-mail cím (FROM). A címnek @notifications.easysoftware.com formátumúnak kell lennie. Ha már módosította az értesítési címet egyéni domainre, lépjen tovább a következő megoldásra.

2. Simple and stable - configure Sender Policy Framework (SPF)

Adding via SPF is the most effective solution in terms of effort and reward. We have already described it in an article providing information about email notifications from the Cloud.

A fenti példánknak megfelelően hozzá kell adnia az SPF rekordot:

include:spf.mailing.easy.cz

Ez gyakorlatilag lehetővé teszi az Easy Cloud SMTP számára, hogy az Ön domainjét e-mailek küldőjeként helyezze el anélkül, hogy gyanúsnak tekintené. Ennek eredményeként Julia kliense DMARC-ja (a példánkból) elfogadja az e-mailt a Helpdesktől (Marky).

3. Ultimate solution - own SMTP

If your Cloud application uses your SMTP server, there will be no conflict in the allowed domains. It would help to have all of them permitted when you use a set of multiple domains.

Owning SMTP on Easy Cloud is achievable, but it is the most complicated of the available solutions. It may have some limitations, e.g., automatic application update delivery.

How to solve it on server solution (on-premises)

To sum up, the solution on your server already requires you to configure your own SMTP. Therefore, you have most likely already avoided this problem. In this case, you may want to verify your SPF records that all your relevant domains are allowed.

Következtetés

Due to ever-tightening security standards in the IT sector, there are significant implications for Easy applications, particularly in email communication via the Helpdesk on Easy Redmine Cloud. One critical aspect is managing email communication on Easy Cloud applications through Easy Software's SMTP servers, which can lead to conflicts. A key mechanism, DMARC, is increasingly being adopted by companies and email services to validate emails and prevent spoofing, ensuring the authenticity of incoming emails. 

Several solutions are available to address DMARC-related email delivery issues on Easy Cloud. The quickest fix involves adjusting Helpdesk settings to change the mail sender and configuring the notification email address accordingly. A more stable solution is to implement the Sender Policy Framework (SPF) by updating SPF records to include the Easy Cloud SMTP server domain, allowing emails to be accepted by DMARC systems. For a more comprehensive approach, using your own SMTP server on Easy Cloud can eliminate domain conflicts and ensure smooth email delivery, albeit with added complexity and potential limitations like automatic application update delivery challenges.