A Tudásbázis 2.0 implementálása a Harmonyban: Az Easy Software története

Mi az a Tudásbázis 2.0

Ez a tökéletes módja a vállalati tudás elérésének, integrálva az Easy Redmine-be, és hatékony eszközkészletet biztosít a dokumentációk, kézikönyvek, folyamatok, minőségirányítási és egyéb szükségletek rendszerezéséhez és méretezéséhez a szervezeten belüli tudás fenntartásához.

Tovább

Hogyan hoztuk létre

• Mi volt a kihívás: Az Easy Software-nél a megosztandó belső tudás mennyisége túl bonyolulttá vált a korábbi megoldáshoz képest. Csak a szokásos cikkek kategóriákban nem vágták tovább.
• Amire szükségünk volt: Speciális alkalmazást kerestünk, amely a lehető legszorosabban kötődik az Easy Redmine-hoz. Mindenképpen nyílt forráskódúnak kell lennie, mert mi támogatjuk, és maga az Easy Redmine is nyílt forráskódú szoftver.
• Melyik megoldást választottuk: A BlueSpice tökéletesen megfelel a meghatározásnak. Ez egy nyílt forráskódú megoldás, egy speciális wiki-eszköz, amely összetett adaptálhatósággal és Easy Redmine-val integrálható.

Hogyan zajlott a vándorlás

Korábbi Tudásbázisunkban már rendelkeztünk meglévő adatokkal. Ennek nagy részét át akartuk vinni az új megoldásba. Nézze meg, melyik hét lépést tettük meg:

1. Törölje ki az adatokat az eredeti Tudásbázisból – a migráció előtt kezdődik. Javasoljuk, hogy az összes cikket az „utolsó frissítés” dátumától kezdődően rendezze, és lépjen a legrégebbitől.

• Látni fogja, hogy sok cikk felülről egyszerűen törölhető
• Másokat, amelyeket egy adott „ellenőrzésre” nevezett kategóriába sorol be – ezeket később frissíti
• Némelyik azonnal frissíthető
• A többi maradhat úgy ahogy van

Még két tipp:

• Ha többen lesznek a cikkek áttekintése, érdemes lehet valahogy megcímkézni őket, vagy beállítani egy egyéni mezőt – például „Ellenőrzött”.
• Ellenőrizze a cikkek címét is. Ha problémás szimbólumokat tartalmaznak, problémákat okozhatnak az áttelepítés során. Íme néhány tipp a mediawiki.org oldalon körülbelül oldalcímek és a Jogi cím karakterek.

Tovább

2. Telepítse a Tudásbázis 2.0-t – a funkció műszaki szállítása. Mivel Easy Cloudon futunk, ez szinte automatikusan megtörtént

3. Végezzen néhány próbamigrációt – nem voltunk biztosak az eredményben, ezért tesztmigrációt végeztünk

• Ellenőriztük az oldalcímeket, a tartalom formázását (fejlécek, bekezdések, hivatkozások és képek) és a kategóriákat
• Megnéztük, mennyi ideig tart (több mint 900 cikkünk volt az áttelepítésre)
• Az eredeti Tudásbázis tartalmában a tesztmigráció során szerzett megállapításaink alapján elvégeztük a szükséges változtatásokat
• „Frissítettük” a Tudásbázis 2.0 alkalmazást – minden adatot eltávolítottunk

4. Felhasználóink ​​tájékoztatása

• Tájékoztattuk őket a termelési migráció időpontjáról = ezt követően az elsődleges tudásforrás a Tudásbázis 2.0. Ezen idő után a felhasználók csak olvasási hozzáféréssel rendelkeznek az eredeti cikkekhez (csak referencia és összehasonlítás céljából), hogy hogyan néznek ki most és korábban
• Tartottunk néhány felhasználói képzést és rendszergazdai készségfejlesztést

5. Termelés import

• Eljött a nap, amikor rákattintunk a gombra, és az áttelepítés lefutott
• Első ellenőrzésünk után az eredeti Tudásbázisban szereplő összes szerepkör jogosultságát csökkentettük – csak olvasható módba.

Lásd a migrációs folyamatot

6. Belső támogatás

• Kijelöltünk néhány kollégát és egy csatornát a Microsoft Teamsben, ahol a felhasználók kérdéseket tehetnek fel a Tudásbázis 2.0 működésével kapcsolatban
• Az áttelepítés után néhány problémát találtak a termelésben. Mivel nálunk még az eredeti volt aktív, minden kérdést ennek megfelelően tudtunk megoldani

7. Tiltsa le az eredeti Tudásbázist

• Körülbelül 6 hét elteltével a belső támogatási kérelmek eltűntek
• Letiltottuk az eredeti tudásbázist az Easy Redmine alkalmazásunkból
• Javasoljuk, hogy a bővítmény eltávolítása előtt készítsen biztonsági másolatot

Hogyan fogadta el a cég a változást

A szervezetben minden változás szükséges egy kis idő a teljes elfogadásra. A kezdetek a legnehezebbek, éppen ezért folyamatosan emlékeztetnünk kell felhasználóinkat az új rendszer előnyeire.

A Tudásbázis 2.0 esetében nyilvánvaló, ha valamit nem tudsz, először próbáljon meg keresni (villanykörte az oldalsávon). Az eredményeket nem csak a cikk címe formájában fogod látni (mint az eredeti Tudásbázisban), hanem első ránézésre az oldalak tényleges tartalmában is => jó eséllyel választ kapsz máshova kell mennie.

Amikor a felhasználó egyszerűen és gyorsan megtalálja a kívánt tudást másoktól, hajlamosabbak megosztani tudásukat ezekkel a többiekkel viszonozza a szívességet és az érzést.

Hogyan zajlott a megvalósítás

Kategóriák

Ők voltak az eredeti Tudásbázisból importálva, Ami nagyszerű. De a szerkezetet (kategóriák és alkategóriák) technikailag nem lehetett importálni. Első dolgunk volt, hogy átnéztük a kategóriákat, amelyekbe az oldalak vannak rendezve

Azzal kezdtük A kategóriák 3 fő „dimenziója”:

• Közönség – kinek a leghasznosabb az oldal – több lehetőség is megengedett, like
• Értékesítés
• Fejlesztés
• Marketing
• mindenki
• Dokumentum típus – milyen tudást osztanak meg. Végül minden típusnak saját sablonja lesz, így mindegyik szabványosnak tűnik. A bevált gyakorlat azt diktálja, hogy minden oldalon csak ilyen legyen egy dokumentumtípus.
• Politika
• Hogyan kell
• folyamat
• Képzési jegyzetek és felvételek
• Tárgy – miről szól az oldal. Ez a struktúra mélyebbre nyúlhat, hiszen rengeteg téma van a cégben. Az oldal hozzáadása a Tárgy kategóriába önkéntes – nem kötelező, ha nincs megfelelő kategória.
• Termékek
• Az alapvető jellemzők
• Erőforrás menedzsment
• Help Desk
• agilis board
• Infrastruktúra
• felhő
• szerver
• Hibrid megoldás
• Belső IT
• csapatok
• Outlook
• hardver
• Megosztott HW
• Egyéni HW

Mivel minden szerkesztő létrehozhat új kategóriákat, mi elkészítjük havi felülvizsgálatok így nem jött létre túl sok tisztázatlan egyszer használatos kategória, egyfajta rendbetétel a szerkezetben, hogy ne vaduljon el.

Navigációs oldalak

Nagyon fontos, hogy a felhasználók képesek legyenek jól navigáljon az új alkalmazásban. A navigáció természetes eleme a főmenü, amely részben személyre szabható. Hasznos kiegészítő lehetőség a honlapja, amely üdvözli az olvasókat, linkek a Tudásbázis 2.0 legjobb gyakorlatairól szóló cikkre, valamint a cégünk részlegeinek szentelt oldalakra.

Ha például a Marketingre kattint, a felhasználó a Marketing oldalak indexére kerül, ahol böngészhet. Ezenkívül további információkat is tartalmaz, amelyek kizárólag az adott részlegre vonatkoznak.

Azt fontolgatjuk, hogy navigációs oldalakat használunk más rendezési feltételekhez (például termékinformációkhoz vagy általános vállalati szabályzatokhoz).

Egyszerre egy lépést

Miután beállította a kategóriákat és a navigációs oldalakat, a felhasználók már dolgozhatnak rajta. Lehet kezdettől fogva kissé rendetlennek tűnik, ezért van néhány kijelöltünk adminisztrátorok, akik felügyelik bizonyos rend betartását.

Voltunk a Tudásbázis 2.0 használatával pár hónapja, és még mindig csak most kezdjük. Tisztában vagyunk vele, hogy messze vagyunk a tökéletesen szervezett és szabványosított wiki ideális állapotától, amelyet minden felhasználó (tapasztalattól függetlenül) fejből ismer.

Hiszünk abban, hogy fokozatosan növekszik a Tudásbázis, szervesen, az elkötelezett felhasználók által végső soron a jobb elfogadás érdekében, mintha hónapokat töltenénk egy olyan rendszer előkészítésével, amelyet felhasználóinknak alaposan tanulmányozniuk kellene, hogy megértsék.

Javasoljuk, hogy szorosan figyelje meg, hogy a felhasználók hogyan használja, és apró lépésekkel halad a precízebb szervezeti konfigurációk, például oldalsablonok, tipográfiai szabályok stb. megvalósítása felé. Minden olyan lépéshez, amely csak kicsit is megnehezíti a Tudásbázis használatát a szervezet nagyobb javára, magyarázatot kell kísérnie hogyan azt minden érintett számára előnyös.

Következtetés

Mi, az Easy Software befejezte az áttelepítési és megvalósítási folyamatot, és most Önön a sor. A fenti tippek követésével és ihletet merítve bármely vállalat bevezethet egy új tudásbázis 2.0-t, amely megfelel egyedi igényeinek, és biztonságban tartja tudását.

Probald ki ingyen