A leggyakoribb hibák új projekt indításakor

Miért becsülik alá a projektmenedzserek és a csapatok a projekt kezdeti szakaszát?

Nem arról van szó, hogy a projektmenedzserek lusták vagy következetlenek. (Igen, ez is megtörténhet, de hiszünk benne az a cél, hogy TOP játékos legyél.) A helyzet az, hogy a legtöbb PM „egyik projektről a másikra” helyzetet éli át. Ha nem volt ideje bezárni a „szellemi ajtót” az imént leadott projekt mögött, MIközben már nyomás alatt áll, hogy újabbat kezdjen, nagy valószínűséggel kudarcot fog vallani – vagy legalábbis hibákat és rossz döntéseket hoz. Ezért, Mielőtt elkezdené új nagy projektjét, kérjen egy kis időt a felkészüléshez majd lépésről lépésre folytassa tanácsunk szerint.

„Jobb, ha rászán egy-két napot a kezdéshez
egy új projektet – így felkarolhatod
gyakorlatilag és mentálisan is."

A kezdőrúgás előtt

Van néhány munka, amit el kell végezni, mielőtt egy új projektet közölnél a csapattal. Először is kezdd azzal beszél az ügyfelével és az érdekelt felekkel az alábbiakban említett témákról. Hozzon létre egy új gondolattérképet hogy minden információt, jegyzetet és ötletet logikus struktúrában írjon le, így mindegyik egy helyen lesz, ami elengedhetetlen a későbbi értékelésükhöz.

• Mi történik, ha ez a projekt soha nem valósul meg?
  
  Persze, kérdezhetnéd udvariasabban is: „Mi a projekt célja?” De többre van szükséged – ahhoz, hogy ügyfelet jobban átgondolja a projekt valódi hatását és célját. Ezért sokkal jobb kérdés: „Hogyan segíti elő ez a projekt a stratégia sikeressé tételét?”. Meglepődnél, hogy az ehhez hasonló kérdések milyen gyakran változtatják meg magát a tájékoztatót!

• Valóságos történet: Egy tejtermékeket gyártó cég felvette a kapcsolatot egy reklámügynökséggel, hogy új reklámkampányt dolgozzanak ki az eladások fellendítése érdekében. Az ügynökségtől kapott mélyebb kérdések sorozata és több egyeztetés után a kérelem teljes megközelítése megváltozott. A probléma nem a reklám hiánya volt, hanem egyszerűen túl nagy joghurtos poharak – túl sok étel volt a gyerekeknek, így soha nem fejezték be az összes joghurtot, ami aztán felzaklatta a szülőket, mert ki kellett dobniuk a maradékot. Az első dolog tehát az volt, hogy a termékek csomagolását a jelenlegi méretről kisebbre kellett cserélni. Miután az ügyfél beleegyezett ebbe a változtatásba, eljött az ideje egy reklámkampány létrehozásának, amely a termék praktikusabb méretét kommunikálja.

• Mennyi pénzünk van a projektre?
  
  Ez megint nem csak magáról az összegről szól. Próbáljon utánajárni, hogy van-e plusz forrás (ha valamilyen speciális megoldást találna ki), vagy a költségvetés fix. Ne féljen beszélni olyan témákról is, mint a számlák esedékessége, a fizetés módja, az extra eladásokból származó részesedések stb. Költségelosztási struktúra és az új projekt pénzforgalmát.

• Mikor kell a projektet átadni?
  
  Próbálja rávenni ügyfelét, hogy a lehető legpontosabb legyen. „Októberben” nem válasz. Mivel valószínűleg több projekt is fut az Ön cégében (és a csapattagok egy része többen is dolgozik), az időzítést nem csak az ügyfele kívánságaihoz kell igazítania, hanem cége aktuális projektportfóliója.

• Határozza meg a kommunikáció módját
  
  Kímélje meg magát sok stressztől, és mind saját, mind ügyfele oldalán határozza meg azokat a személyeket vagy csapatokat, akik együtt kommunikálnak a projekt előrehaladásáról. Így összegyűjtött és strukturált visszajelzéseket kap ahelyett, hogy rengeteg kaotikus e-mailt kapna különböző személyektől. Egyezzen meg abban, hogy a lehető legkevesebb kommunikációs csatornát használjon. A projektmenedzsment szoftver kiválasztásakor ügyeljen arra, hogy az a zökkenőmentesen futó alkalmazás intelligens e-mail értesítésekkel.
  
  TIPP: Sok projekt esetében (különösen a digitális és szoftverfejlesztési projekteknél) ez tanácsos mozgékonyan dolgozni. Ebben az esetben használja ki bármelyiket Scrum or Kanban tábla. Azt is bemutathatja ügyfelének, és elmagyarázhatja a sprintek elvét.

Eredmény? Az előzetes kezdés után készen állsz a vasháromszög meghatározására amely a költségvetésből, a terjedelemből és az időkorlátokból áll. Remek, igaz?

„Kétszer indítson el egy új projektet: a PM-től az ügyfélig
szinten, majd a csapatával.”

Hogyan kezdje el a projektet a csapatával

Most, hogy tudja az ügyfele válaszait, elkezdhet dolgozni a projekten. Vedd lazán, rendszerezd magad, és vegye fel a csapatát.

1. Építsd fel a csapatod
   
   Ahhoz, hogy egy álomcsapatot építsen fel projektje számára, először meg kell tennie ellenőrizze erőforrásai kapacitását. Kapjon aktuális áttekintést az esedékes feladatokról és az óraelosztási problémákról. Vegye figyelembe a csapattagok szabadságát és tényleges munkaterhelését. Ha konkrét szerepet kell betölteni, ne habozzon felvenni egy szakembert a cégen kívülről.
   
   Eredmény: Teljes lefedettségű csapat az idő + terhelési kapacitások alapján, rögzítve a PM eszközben.
   
   
   
2. Állítsa be az Indító megbeszélést
   
   Hívjon meg mindenkit, aki dolgozni fog a projekten. Mutassa be azokat a tényeket, amelyeket az ügyfelétől tanult, és tegye lehetővé csapattagjait, hogy kérdéseket tegyenek fel. Ne légy csalódott, ha nem tud válaszolni néhány kérdésre a kezdőrúgás előtti erőfeszítés ellenére. Éppen ellenkezőleg, örülj, ha megismered a lyukat, mielőtt beleesnél!
   
   TIPP: A projekttől és az ügyféllel fennálló kapcsolatától függően fontolóra veheti, hogy meghívja ügyfelét a kezdő megbeszélésre.
   
   Eredmény: Tárgyaljon az ügyféllel, vagy folytassa a munkalebontási struktúrával.
   
   
   
3. Az összes ötlet áttekintése
   
   Ha rendszeresen olvassa blogjainkat, bizonyára észrevette, hogy gyakran ráirányítjuk olvasóink figyelmét elmetérképezés. Használja a Elmetérképezés eszköz, amellyel kihasználhatja, hogy az egész csapat egy szobában van – vagy egy hívásban. Írjon le mindent, ami az egész projekt megvalósításához lehetséges. Így létrehoz egy listát a teljes ötletekből, majd később rangsorolhatja őket, és néhányat áthelyezhet a feladatokba.
   
   Eredmény: Az összes lehetséges feladat vizuális listája, amelyet a projekten dolgozó összes csapattag hozott létre.
   
   
   
4. Rendszerezze a feladatokat a Gantt-diagramon!
   
   Ha tudja, hogy milyen feladatokat kell végrehajtani, időkeretben megszervezheti azokat. Ennek legegyszerűbb módja a drag & drop Easy Gantt segítségével. Adjon hozzá mérföldköveket, részfeladatokat és kapcsolatokat a feladatok között. Ha elkészült, megoszthatja csapatával, így minden tag láthatja, hogyan függ a munkája és hogyan függ össze.
   
   Eredmény: A feladatok vizuális szervezése időkeretben.

„Ha ismétlődő típusú projektje van,
spóroljon egy kis időt projektsablon segítségével. "

Következtetés

A projekt kezdete határozza meg annak teljes előrehaladását és a végső átadást. Hogy elkerüljük a legtöbbször előforduló hibákat egy új projekt elején, használjon szerszámkészletet amelyek segítenek jobban beépíteni a csapatot. De legfőképpen szánjon időt az ügyféllel, és gyűjtsön mély és részletes információkat a projekt céljáról és az elvárásokról.