Milyen hibákat kell kerülnie a projekt költségvetésének megtervezésekor

A projekt költségvetése az összes költségbecslést kategóriákba rendezi, majd egyetlen dokumentumba rendezi, amely a projekt több szakaszában rendkívül hasznosnak bizonyul.

A projekt költségvetése minden költségvetés egyik legfontosabb eleme, és jogosan. Önmagában ez a dokumentum szolgál több döntés alapjául, és fontos szerepet játszhat a projekt sikerének meghatározásában. Ez egyben ellenőrzési mechanizmusként is szolgál, amelyet az előrehaladás és a költségek mérésére használnak, rendszeres időközönként a projekt teljesítményének elemzéséhez.

A projekt költségvetése felhasználásra kerül több információforrás beleértve a munka lebontásának felépítését, a történelmi információkat, kezdeti költségvetés, a szükséges erőforrásokat, a tevékenység időtartamára vonatkozó becsléseket és a várható eltéréseket.

 

Hogyan készítsünk elő egy sikeres projektköltségvetést?

Tekintettel arra, hogy mennyire fontos a projekt költségvetésének szerepe, fontos, hogy a projekt költségvetése reális és a lehető legközelebb álljon a valósághoz. Többféle módon biztosíthatja, hogy sikeres projektköltségvetést készített.

 

1. Határozza meg a megfelelő technikát

Az előkészítés megkezdése előtt meg kell határoznia a projekt költségvetésének megfelelő technikát. A projekt típusának, jellegének és célkitűzéseinek elemzésétől függően választhat analóg becslést, felülről lefelé történő becslést és / vagy paraméteres becslést. Bár e technikák egyike jobban működhet egy bizonyos projektnél, ugyanaz a technika nem biztos, hogy alkalmas egy másik jellegű projektre. Következésképpen a projektköltségvetéshez kiválasztott technikának jól illeszkednie kell a projekthez.

 

2. Fejlessze és definiálja a KPI-ket

A projekt költségvetése csak annyira jó, mint annak Fő teljesítménymutatók (KPI). A jól meghatározott KPI-k megkönnyítik a projektköltségvetés elemeinek figyelemmel kísérését és mérését. A projekten belül szakértők segítségét kérheti, és ennek megfelelően fejlesztheti a releváns KPI-ket.

 

3. Történelmi adatok és precedensek kihasználása

Nagyszerű ötlet lenne a korábban elvégzett költségvetés-tervezés és elemzés felhasználásával és kihasználásával kezdeni. Nemcsak az előző adatokban használt technikákból, elemzésekből és információkból meríthet inspirációt, hanem azt is, hogy mit ne tegyen és milyen hibákat kerüljön el a projekt költségvetésénél, amelyen dolgozik.

 

4. Tartalék részletek

A költségvetés reálisabbá és pontosabbá tétele érdekében a legfontosabb az összes vonatkozó részlet és adat feltüntetése. Arra kell törekednie, hogy ne hagyja figyelmen kívül a potenciális költségeket, és a legkisebb költségeket is belefoglalta, mert ezek elég jelentősnek bizonyulhatnak a jövőben a teljes költségvetés befolyásolásához. Hagyományosan, Több adat / információ beépítése a költségvetésbe pontosabbá teszi. Ennek ellenére az is alapvető fontosságú, hogy ne vigyük el, és minden egyes irreleváns információt belefoglaljunk, csak annak kedvéért. Következtében erőforrás- és időbeli korlátok, erős döntéssel kell rendelkeznie ahhoz, hogy eldöntse, mit vegyen fel és mit ne.

 

5. Felülvizsgálat és Visszalépés

Bármennyire is pontos a projektköltségvetése, ez még mindig csak egy előrejelzés, amely hajlamos eltérni. Még ha megpróbálja is figyelembe venni az összes lehetséges tényezőt, a projekt költségvetése szembesülhet néhány elkerülhetetlen és váratlan tényezők, amelyek befolyásolhatják a projekt költségvetését jelentős mértékben. Következésképpen fontos a költségvetés gyakori felülvizsgálata és felülvizsgálata, és ha eltérést észlel, azt az egyeztetési folyamat megkezdéséhez be kell jelenteni az érintett érdekelteknek.

 

A projektköltségvetés tervezésénél elkerülendő hibák

Itt vannak azok a dolgok, amelyeket kerülni kell tervezés közben és a projekt költségvetésének elkészítése, annak érdekében, hogy reális, pontos és végül sikeres legyen.

 

1. Nagy mértékben támaszkodva a korábbi adatokra

Míg a korábbi adatok felhasználása jó gyakorlatnak tekinthető, a felhasználás és a teljes mértékben attól függően finom vonal van. Nagy mértékben támaszkodva a korábbi adatokra, és nem beépítve a varianciákat, az időértéket és a megfelelő szorzók rossz becslést és pontatlan projektköltségvetést eredményezne.

 

2. A hatókör nem megfelelő meghatározása

A projekt hatókörét előzetesen világosan meg kell határozni, különben problémákat okozhat a költségvetésében a projekt későbbi szakaszaiban, ahol a korrekciós intézkedésekhez sok tét társul. A hatókör hiányos meghatározása azt eredményezheti költségbecslések elhagyják a projekt költségvetéséből, ami hatalmas kétségeket vet fel a hitelességével és pontosságával kapcsolatban.

 

3. A költségek alábecsülése

Bár az optimizmus jó dolog, csalódást okozhat a költségek alulbecslésében és irreális becslések bemutatásában. A projekt költségvetésének előkészítése során előfordulhat, hogy le akarja becsülni a költségeket, csak hogy csökkentse a becsléseket, és segítse a projekt költségvetését bizonyos korlátok betartásában. Bár rövid távon megúszhatja, biztosan vissza fog térni, mert ha a költségvetési becslései alulbecsültek és pontatlanok, a projekt későbbi szakaszaiban további források jóváhagyásával küzd. azokat a hiányosságokat, amelyekkel kezdetben nem számolt.

 

4. A rendelkezésre állás túlbecsülése

Egy másik dolog, ami elcsúszhat a fejében a projekt költségvetésének tervezése során, hogy számolnia kell a projekten dolgozó csapattagok elérhetetlenségével. Ideális esetben azt szeretné becsülni, hogy a teljes csapat rendelkezésre áll a szükséges idő 100 százalékában, és ennek megfelelően készíti el a költségvetési becslést. Míg 100% rendelkezésre állás vonzónak tűnik, a valóságban ez gyakorlatilag nem lehetséges, és számolnia kell a csapattagok várható és váratlan elérhetetlenségével, és be kell építenie ezt a tényezőt a projekt költségvetésébe.

 

5. Elfelejtve az adókat

Bár apró kérdésnek tűnhet, végül ennek lehet az oka jelentős költségtúllépés. A pontosabb költségvetés elkészítése érdekében minden becslésében és árajánlatában adót kell beszámítani.