Készen áll a 7-as 2023 projektmenedzsment-trendre?

1. Teljesen távoli csapatok kezelése

Távoli munkavégzés nem új trend, de biztosan az lesz maradj velünk 2023-ban is – mostanában még a nagy csapatok is 100%-os távolira váltanak. A menedzsment számára ez további tervezést és annak biztosítását jelenti, hogy mindenki szinkronban legyen.

Hogyan készülj fel:

• Használja a csapatok szinkronizálására létrehozott eszközöket. Olyan eszközök, mint pl az Easy Redmine– felső szintű megoldás távoli PM-hez. 
• Hallgassa meg csapata igényeit. Kérdezze meg az egyéneket, hogyan szeretnek dolgozni, mi működik számukra és mi nem.
• Bízzon a csapatokban, ez motiválja őket. Ne légy egy mikromenedzser.

Szeretne többet megtudni arról, hogyan tarthatja fenn a távoli dolgozók termelékenységét? Olvass tovább itt. 

Szeretne többet megtudni arról, hogyan kezelheti csapatát távolról? Bővebben itt.

2. A projektmenedzsment hibrid megközelítése

Szeretnénk, ha létezne egyetlen projektmenedzsment-megközelítés, amely minden projektnél és csapatnál működik, de ez nem így van. Manapság, a projektmenedzsereknek rugalmasnak kell lenniük és képes rá válassza ki a legjobb módszertant. A megfelelő kiválasztásához figyelembe kell venniük a munka mennyiségét, a jellemzőket és az erőforrásokat, miközben szem előtt kell tartaniuk, hogy nem kell egyetlen projektmenedzsment módszerhez ragaszkodniuk. De amíg a megközelítés működik és megfelelő eredményt ad, azt nem mindegy melyiket választod. 

Hogyan készülj fel:

• Legyen elemző. Biztos vagy benne, hogy a projektmenedzsment módszertan használatban valóban illeszkedik a projektjéhez? 
• Ismerje meg a csapat összes tagjának igényeit, és ennek megfelelően alakítsa át agilis megközelítését.
• Legyen rugalmas és merész. Állítsa be agilis megközelítését, hogy megfeleljen a csapat összes tagjának igényeinek.
• Tanácsot kap. Ha úgy érzed, hogy segítségre van szükséged, ne légy szégyenlős és keress egy tapasztalt mentort, aki segít a szabásban.
• Adja át agilis tudását más csapatoknak, például az operatív csapatoknak és másoknak, akik tanulhatnak és hasznot húzhatnak belőle.
• Mindig gondoljon a sikeres szállításra. Ez a fő cél, nem számít, hogy agilis, nem agilis vagy a kettő kombinációjával érsz el oda.

"Az Easy Software alkalmazásban módszereket kombinálunk, Például a weboldalunk fejlesztésében. Mivel olyan külső szoftverügynökséggel dolgozunk, amely agilisan dolgozik, és rendelkezik egy scrum csapat jellemzőivel, de az is havi költségvetés és SLA szerződés korlátozza, megtaláltuk a munkamódszert mérföldkövekkel és ütemezéssel, de továbbra is agilis módon válaszol. Minden hónapban felállítunk egy listát azokról a kérésekről, amelyek becsült munkaidővel rendelkeznek, majd a heti áttekintésnél a teljesítések alapján módosítjuk a tervet és a prioritásokat. Tehát végső soron a legértékesebb fejlesztéseket kínáljuk arra a hónapra, miközben ragaszkodunk az erőforrásokhoz."

Jan Pavera, terméktulajdonos, Easy Software

3. Fejlett projektmenedzsment megoldások

Egy nagy teljesítményű projekt megvalósításához hatékony projektmenedzsment eszközökre van szükség. A fejlett eszközök segít tervezni, ütemezni, kommunikálniés ami a legfontosabb, sikeresen szállítani. Pontosan hogyan befolyásolják a fejlett eszközök a projekt fázisait?

Projekt tervezés – A korábbi projektekből származó adatokat használja fel a tervezés javítására.

Ütemezés és időkövetés – Nyomon követi a feladatokra fordított időt, és kezeli az ütemezett értekezleteket, határidőket, mérföldköveket és egyebeket. 

Haladáskövetés – Nyomon követi a projektek előrehaladását, és segít eldönteni, hogy szükség van-e további erőforrásokra.

Kommunikáció és együttműködés – Ez lehetővé teszi a kulcsfontosságú információk cseréjét csapatokkal, ügyfelekkel és érdekelt felekkel.

Költségvetések és határidők – Megkönnyíti a szükséges költségvetésen belüli teljesítést. 

Hogyan készülj fel: 

• Szerezzen be egyetlen eszközt, amely mindent tartalmaz, amire a projektmenedzsmenthez szüksége van – a hatékony projekttervezéstől, ütemezéstől és időkövetéstől a gördülékeny együttműködésig és az előrehaladás nyomon követéséig. Az Easy Redmine mindent kínál.
• Tanuljon meg a lehető legtöbbet az eszközéről, hogy teljes mértékben ki tudja használni azt. Az Easy Redmine segítségével mindent megtudhat, amit csak tudhat Képzési Központ.

4. Optimalizálás és termelékenység

Az ideje kisebb hatékony csapatok jött. A 20 fős csapatok most csak 8 fős csapatok lesznek. Így a projektmenedzsereknek meg kell tanulniuk áttérni a nagy csoportok koordinálásáról a kisebb csapatok irányítására és hatékonyan használják fel idejüket. De ne aggódj! Ez nem azt jelenti, hogy mindenki többet fog dolgozni, hanem arról, hogy minden egyes lépésből a legtöbbet hozzuk ki, miközben olyan eszközöket használunk, amelyek segítenek ebben.

Hogyan készülj fel: 

• Megszabadulni a csapat zavaró tényezőitől. Kérdezd meg magadtól, valóban szükség van az összes megbeszélt találkozóra? Ha igen, gondoljon rövidebbé és hatékonyabbá tételére, hogy a csapatok a feladataikra összpontosíthassanak.
• Gondoljon a csapat dinamikájára. Mennyire működnek együtt a csapat tagjai? Törekedj egy kicsi, nagy teljesítményű csapatra. 
• Dolgozzon intelligens projektmenedzsment eszközökkel, amelyek segítenek hatékonyabbá tenni.

„Az Easy Softwarenél javítja a rendszeres találkozók hatékonyságát, workshopokat tartunk, ahol az egész csapat tisztázza a találkozó célját, mit szeretnének elvinni onnan és hogyan jutnak el oda. Például, levágtuk a sprint felülvizsgálatát több mint 45 percről 30-ra, mert közösen rájöttünk, hogy itt csak visszajelzéseket gyűjtünk, és ez nem az a tér, ahol megoldásokat keresünk. Azt javaslom, hogy minden vállalatnál rendszeresen végezze el ezt a találkozó felülvizsgálatát hogy például azonosítsuk, mely találkozók már nem hoznak értéket, és csak időt vesznek igénybe, vagy hogy minden csapattag tudatában legyen annak, miért tölti az idejét valahol.”

Anita Bubeníčková, Agile Master, Easy Software

5. AI és automatizálás

folyamatok számos különböző iparágban már automatizáltak – Az AI lassan, de biztosan segíteni fog a projektmenedzsereknek is. A cél az, hogy ezeket a technológiákat időmegtakarítás, hatékonyabb és jobb döntések meghozatala érdekében használjuk. Miben segít nekünk az AI és az automatizálás?

Feladat automatizálása – Bizonyos feladatokat, például adatbevitelt és -elemzést az AI végez, hogy időt takarítson meg. 

Forráselosztás – Az AI optimalizálhatja az erőforrások elosztását, hogy segítsen a projektek hatékony és időben történő befejezésében.

Prediktív elemzés – A mesterséges intelligencia elemzi az adatokat, és megjósolja a projektek kockázatait és kihívásait.

Döntéshozatal támogatása – Az adatok elemzésével és ajánlásokkal az AI segítheti a projektmenedzsereket a döntésekben. 

Hogyan készülj fel: 

• Adjon esélyt a technológiának, és ne féljen kísérletezni vele.
• Fektessen be a mesterséges intelligencia hiányzó képességeinek fejlesztésébe, mint például a vezetés, az érzelmi intelligencia, a személyes kommunikáció (konfliktusmegoldás, konszenzusteremtés és meggyőzés), valamint a kreatív problémamegoldás.
• Tanulja meg az ütemezés vagy az adatvizualizáció automatizálását bonyolult feladatok elvégzésére.

6. Projektmenedzsment Iroda Változások

As az eszközök egyre okosabbak és az automatizálás működik, a Előfordulhat, hogy a Project Management Office néhány változáson megy keresztül. Sok szervezet most alkalmazza agilis módszerek a PMO-knak pedig támogatniuk és elő kell segíteniük őket. Egyes előrejelzések szerint a PMO el fog tolni a csapatok és erőforrások meghatározásától, és többre kell összpontosítania stratégiai tervezés.

Úgy tűnik, muszáj lesz kezdj inkább a „hogyan” kérdésekre összpontosítani, mint például: hogyan lehet optimalizálni a folyamatokat, hogyan lehet időben elindítani egy új projektet stb.

Hogyan készülj fel: 

• Kérdezd meg magadtól, hogyan optimalizálhatod csapatod folyamatait. Ismerje meg szervezete gyenge pontjait, és dolgozzon azok javításán.
• Miért ne lennél egy lépéssel előrébb, és már kezdhetnél el stratégiailag a PMO-n belül?

„A projektek átlátható nyomon követésének, a beállított struktúrának és folyamatoknak, valamint a közvetlenül az Easy Projectben történő egységes jelentéskészítésnek köszönhetően ne pazarolja az időt a Project Office értekezleteire a szükségtelen és hosszú állapotfrissítésekkel és tudunk töltse a megspórolt időt főleg projekteken amelyek nem a tervek szerint működnek. Stratégiailag tekinthetünk rájuk, és optimalizálhatjuk fejlődésüket, hogy sikeresen kezelhessük őket. A tervek szerint futó projekteknél pedig még jobban ünnepeljük a befejezésüket."

Jan Řeřicha, az Easy Software PMO vezetője

7. Hangsúly a puha készségekre és az EQ-ra

Mivel a mesterséges intelligencia és az automatizálás most már gondoskodik a „technikai” részről, az érzelmileg intelligens projektmenedzsereket minden eddiginél nagyobbra fogják becsülni. Konfliktuskezelés, a csapattagok befolyásolása, hatékony kommunikáció, vezetési és koordinációs folyamatok az érdekelt felekkel – sok olyan dolog van, amit a mesterséges intelligencia nem tud megtenni, és ezek nagyon fontos a következő években. Ezért fontos, hogy dolgozzon és fejlessze puha készségeit.

Hogyan készülj fel: 

• Mindig szánjon időt a kapcsolatokba való befektetésre. Tudassa csapatával, hogy értékeli a munkájukat és a véleményüket. 
• Légy figyelmes, hallgass meg másokat, és ha látod, hogy konfliktus van, beszélj róla ahelyett, hogy figyelmen kívül hagynád.
• Dolgozz a kommunikációs és empátiás készségeiden.

Következtetés

Mint láthatjuk, a technológia sok változáson megy keresztül projektmenedzsmenthez. A hagyományos megközelítések ma már nem a leghatékonyabbak, és az automatizálás mindennapjaink részévé válik. Ha sikerre törekszünk, először alkalmazkodnunk kell – ezt olvasva máris jó úton jársz!