A SZTAKI áttért az Easy Redmine-ra, hogy professzionális támogatási eszközkészlethez jusson

Mielőtt az Easy Redmine-ra váltana

SZTAKI volt Redmine 4.02 használatával Redmine UP bővítményekkel Helpdesk és CRM. De voltak hiányzó szakember projektmenedzsment támogatás szerszámok és egy mobil alapú felhasználói felület.

A megbízás

A SZTAKI-hoz szorosan kapcsolódó cég már használta az Easy Redmine-t projektmenedzsmentre. A szoftver használatában volt gyakorlat, és a vezetőség is hajlott egy megszokott rendszer bevezetésére. A legfontosabb kihívások kellett volna egy hatékony együttműködés és a képesség egyéni munkafolyamatok létrehozása meghatározott típusú feladatokhoz.

Elvárások megfelelni

• Teljes körű projektmenedzsment a nagyobb hatékonyság érdekében
• A cég bejelentési folyamatának digitalizálása (Easy Redmine munkafolyamat-alapú megközelítéssel)
• A Service Desk-folyamatok áttelepítése és átszervezése, bővített funkciók megszerzése (e-mail alapú kommunikáció az Easy Redmine problémákkal kapcsolatban)
• Professzionális projektmenedzsmentet támogató eszközkészlet

követelmények

• Helyszíni működés
• SAML SSO támogatás
• Elérhető nyilvános API automatizálási célokra
• Integráció GitLab

Valósítsuk meg

1) Előkészítés

A megvalósítás során a klasszikus konzultációs modell háttérbe szorult, hiszen a SZTAKI-ban már volt Redmine alapú praxis és műszaki szakértőkből álló csapat, akik közül sokan ismerik a problémakövető és folyamatalapú megközelítéseket. Csak nagyon konkrét problémákhoz volt szükség támogatásra, jellemzően nem dokumentált függvények.

A legnagyobb kihívást jelentő feladatok:

• A helyszíni telepítési folyamat – A technikai támogatással számos interakció történt, és megkerülő megoldásokat kellett tenni.
• SAML/SSO bejelentkezési folyamat – Ki kellett javítani, mert a kész megoldás nem valósítja meg a teljes szabványt, csak annak egy részét
• Felhasználói szolgáltatás (egyszeri bejelentkezéshez kapcsolódóan) és migrációs problémák – Fizikai megvalósítási (szkriptelési/kódolási) folyamat

 
2) Beállítások

A SZTAKI az előző Redmine telepítésből származó beállításokkal rendelkezett, és ezeket sikerült lefordítani az új Easy Redmine környezetre.

Az ügyfél választott a szerver megoldás a helyi előírások és a belső biztonsági követelmények alapján. A szervert a SZTAKI műszaki munkatársai önerőből telepítették. Mint fentebb említettük, az Easy Redmine technikai személyzete elsősorban az ad-hoc problémákat segítette.

Mivel a Redmine és az Easy Redmine egészen más, a SZTAKI lefordította az összes nyomkövetőjét és munkafolyamatát az új rendszerre és manuális migrációként létrehozta a szükséges projekteket, nyomkövetőket, állapotokat és néhány problémát. Emellett a tömeges probléma migrációt egy automatikus API2API migráció hajtotta végre.

A kliensnek sikerült létrehoznia egy olyan kiépítési rendszert is, amely az Easy Redmine SZTAKI központi identitáskezelő rendszeréből API-hívásokkal létrehozza a felhasználókat, így a felhasználók SSO-n keresztül tudnak bejelentkezni.

A digitalizált iktatási folyamat megvalósítása során a SZTAKI egyedi sorszámok generálására alkalmas egyedi megoldást is megvalósított. A támogatási tevékenység igény szerint zajlott az egész folyamat során.

3) Képzés

A digitalizált iktatórendszer megvalósítása során a kulcsfelhasználókat képeztük ki. Ez egy konzultáció jellegű képzés volt. A tematikus blokkokon keresztül neveltük őket. Aztán áttértünk a használati esetekre, és minden kérdésre válaszoltunk.

4) Tesztelés

SZTAKI fejlesztői/sandbox környezetet hozott létre saját maguk számára, hogy hozzáférjenek a támogatásunkhoz. Itt megtörtént az egyes beállítások tesztelése, valamint a nyomkövetők és munkafolyamatok első implementációja (kézi migrációs tesztelés), beleértve az egyedi megoldások megvalósítását és tesztelését, mint például a felhasználói kiépítés és az API2API migráció. A képzést éles környezetben végeztük a migráció és az éles indítás előtt.

És az eredmények?

Az Easy Redmine megvalósítása a következőket hozta: 

• A képesség, hogy jelentse az összes HelpDesk problémát egy központi rendszernek és nyomon követheti őket anélkül, hogy bármiről is megfeledkezne.
• A meghatározás lehetősége minden projekthez egy hely a SZTAKI által kezelt és a projektmenedzsment eszközök használatával.
• Azzal a képességgel, hogy egyéni munkafolyamatok létrehozása, most már lehetőség van a korábban manuálisan kezelt üzleti folyamatok digitalizálására.
• A lehetőség, hogy nyomon követni a stratégiai vagy szabályozási célokat egyedi munkafolyamatokkal, ellenőrizhető módon, a megbízható, hitelesített és jogosult felhasználók összes korábbi tevékenységének tárolásával.