Milyen hibákat kell kerülnie a projekt költségvetésének megtervezésekor

A projekt költségvetése az összes költségbecslést kategóriákba rendezi, majd egyetlen dokumentumba rendezi, amely a projekt több szakaszában rendkívül hasznosnak bizonyul.

A projekt költségvetése minden költségvetés egyik legfontosabb eleme, és jogosan. Önmagában ez a dokumentum szolgál több döntés alapjául, és fontos szerepet játszhat a projekt sikerének meghatározásában. Ez egyben ellenőrzési mechanizmusként is szolgál, amelyet az előrehaladás és a költségek mérésére használnak, rendszeres időközönként a projekt teljesítményének elemzéséhez.

A projekt költségvetése felhasználásra kerül több információforrás beleértve a munka lebontásának felépítését, a történelmi információkat, kezdeti költségvetés, a szükséges erőforrásokat, a tevékenység időtartamára vonatkozó becsléseket és a várható eltéréseket.

 

Hogyan készítsünk elő egy sikeres projektköltségvetést?

Tekintettel arra, hogy mennyire fontos a projekt költségvetésének szerepe, fontos, hogy a projekt költségvetése reális és a lehető legközelebb álljon a valósághoz. Többféle módon biztosíthatja, hogy sikeres projektköltségvetést készített.

 

1. Határozza meg a megfelelő technikát

Az előkészítés megkezdése előtt meg kell határoznia a projekt költségvetésének megfelelő technikát. A projekt típusának, jellegének és célkitűzéseinek elemzésétől függően választhat analóg becslést, felülről lefelé történő becslést és / vagy paraméteres becslést. Bár e technikák egyike jobban működhet egy bizonyos projektnél, ugyanaz a technika nem biztos, hogy alkalmas egy másik jellegű projektre. Következésképpen a projektköltségvetéshez kiválasztott technikának jól illeszkednie kell a projekthez.

 

2. Fejlessze és definiálja a KPI-ket

A projekt költségvetése csak annyira jó, mint annak Fő teljesítménymutatók (KPI). A jól meghatározott KPI-k megkönnyítik a projektköltségvetés elemeinek figyelemmel kísérését és mérését. A projekten belül szakértők segítségét kérheti, és ennek megfelelően fejlesztheti a releváns KPI-ket.

 

3. Történelmi adatok és precedensek kihasználása

Nagyszerű ötlet lenne a korábban elvégzett költségvetés-tervezés és elemzés felhasználásával és kihasználásával kezdeni. Nemcsak az előző adatokban használt technikákból, elemzésekből és információkból meríthet inspirációt, hanem azt is, hogy mit ne tegyen és milyen hibákat kerüljön el a projekt költségvetésénél, amelyen dolgozik.

 

4. Tartalék részletek

A költségvetés reálisabbá és pontosabbá tétele érdekében a legfontosabb az összes vonatkozó részlet és adat feltüntetése. Arra kell törekednie, hogy ne hagyja figyelmen kívül a potenciális költségeket, és a legkisebb költségeket is belefoglalta, mert ezek elég jelentősnek bizonyulhatnak a jövőben a teljes költségvetés befolyásolásához. Hagyományosan, Több adat / információ beépítése a költségvetésbe pontosabbá teszi. Ennek ellenére az is alapvető fontosságú, hogy ne vigyük el, és minden egyes irreleváns információt belefoglaljunk, csak annak kedvéért. Következtében erőforrás- és időbeli korlátok, erős döntéssel kell rendelkeznie ahhoz, hogy eldöntse, mit vegyen fel és mit ne.

 

5. Felülvizsgálat és Visszalépés

Bármennyire is pontos a projektköltségvetése, ez még mindig csak egy előrejelzés, amely hajlamos eltérni. Még ha megpróbálja is figyelembe venni az összes lehetséges tényezőt, a projekt költségvetése szembesülhet néhány elkerülhetetlen és váratlan tényezők, amelyek befolyásolhatják a projekt költségvetését jelentős mértékben. Következésképpen fontos a költségvetés gyakori felülvizsgálata és felülvizsgálata, és ha eltérést észlel, azt az egyeztetési folyamat megkezdéséhez be kell jelenteni az érintett érdekelteknek.

 

A projektköltségvetés tervezésénél elkerülendő hibák

Itt vannak azok a dolgok, amelyeket kerülni kell tervezés közben és a projekt költségvetésének elkészítése, annak érdekében, hogy reális, pontos és végül sikeres legyen.

 

1. Nagy mértékben támaszkodva a korábbi adatokra

Míg a korábbi adatok felhasználása jó gyakorlatnak tekinthető, a felhasználás és a teljes mértékben attól függően finom vonal van. Nagy mértékben támaszkodva a korábbi adatokra, és nem beépítve a varianciákat, az időértéket és a megfelelő szorzók rossz becslést és pontatlan projektköltségvetést eredményezne.

 

2. A hatókör nem megfelelő meghatározása

A projekt hatókörét előzetesen világosan meg kell határozni, különben problémákat okozhat a költségvetésében a projekt későbbi szakaszaiban, ahol a korrekciós intézkedésekhez sok tét társul. A hatókör hiányos meghatározása azt eredményezheti költségbecslések elhagyják a projekt költségvetéséből, ami hatalmas kétségeket vet fel a hitelességével és pontosságával kapcsolatban.

 

3. Podcenění nákladů

Zatímco optimizmus je dobrá věc, může vás nalákat k podcenění nákladů a prezentaci nerealistických odhadů. Při přípravě rozpočtu projektu se můžete chtít podcenit náklady, aby byly odhady nižší a pomohly vášmu rozpočtu projektu dodržet určitá omezení. A čních prostředků, abyste zaplnili mezery, které jste původně nezahrnuli.

 

4. Přeceňování dostupnosti

Další věc, která se vám může vykloubit z hlavy při plánování rozpočtu projektu, je to, že budete muset počítat s nedostupností členů týmu pracujících na projektu. Ideálně byste chtěli odhadnout, že celý tým bude k dispozici 100 procent požadovaného času a podle toho odhadnete rozpočet. Zatímco 100% dostupnost zní lákavě, v praxi to není prakticky možné a měli byste počítat s očekávanou i neočekávanou nedostupností členů týmu a tento faktor projektučtuhrnout do rozpopo.

 

5. Zapomínání na zahrnutí daní

Zatímco se to může zdát jako drobná věc, může to být důvod významného překročení nákladů. Musíte zajistit, aby byly daně zahrnuty do všech vašich odhadů a nabídek, abyste mohli připravit přesnější rozpočet.