Munka: Hogyan találjuk meg a megfelelő egyensúlyt a rövid okokból és a hosszú távú tervek között.
Az egyének és szervezetek közötti rövid és hosszú távú célok és szükségletek megkülönböztetése az egyik legrébbi kihívás. Minden nap nyomás ér minden irányból, ami olyan, mintha egy vitorlás hajó hullámzó vizeken ringatózna.
Mondjuk, hogy saját vállalkozást vezetsz és jönnek hozzád, de szeretnéd felfedezni a kiaknázatlan beállításokat is. Vagy talán a vállalat a Covid-19 válságra válaszul csökkenteni akarja az üzemeltetési költségeket anélkül, hogy elállna olyan projektektől, amelyek hosszú növekedést hajthatnak végre. Hogyan kezeled a feladatokat, amit most kell megvizsgálni, és azokat a fontos célokat, amelyeket a jövőben el kell érned?
Nos, a legtöbb vitorlás hajó tartalékdízelmotorral van felszerelve, hogy a szélcsend idején is tudjon haladni. Hasonlóképpen, neked is kell dolgoznod a módszereidet a kihívások kezelésére, és mindent a megfelelő irányba tartani.
Szerencsére hatékony megközelítések léteznek ennek az egyensúlynak az eléréséhez. Az alábbi lépések különösen hasznosak lehetnek a rövid igények kezelésében, anélkül, hogy elveszítenéd a hosszú távú célokat.
1. Kösd össze a rövid és hosszú távú célokat
A legfontosabb kérdések, amelyeket fel kell tenned magadnak, amikor megfontolod, hogy teljesítsd-e az új rövid távú igényeket, messze a jövőbeli látomásodhoz és stratégiádhoz kapcsolódnak. Az igény segít elérni a tervezett jövődet? Vannak olyan aspektusai ennek az igénynek, veszélyeztetik a céljaid elérésének képességét? Lehet-e néhány elemet ebből a rövid projektből a jövőben felhasználni?
Az ilyen kérdések megfontolása lehetővé teszi, hogy megértsd, hogy a rövid feladat egy egyszeri projekt, vagy szolgálhat sablonként egy új projekt inicializálásához a jövőben. Ezek a rövid tervezett igények, amelyeket érdemes felvenni, nagyobb projekteket alakíthatnak ki a jövőben.
Természetesen az egyszeri feladatok nem mindig rosszak. Például, ha az emergens igény egy technikai kockázat, amit nem lehet figyelmen kívül hagyni, készen kell állnod és hajlandónak kell lenned a erőforrásaid átcsoportosítására annak érdekében, hogy alkalmazkodj hozzá.
Amikor ezt megteszed, de meg kell közelíteni a problémát, mint egy folyamatos fejlesztési projektet. Strukturált tervet kell készíteni köré, és meg kell értened és kvantifikálnod annak hatásait. Egy projektmenedzsment eszköz, mint az az Easy Redmine hasznos segítséget nyújthat a projektek becslésében és ütemezésében, valamint a kritikus útvonal kiszámításában.
2. Indokold meg a rövid igényeket adatokkal
Amint összevetetted a rövid tervezett igényeket a hosszú távú látomásoddal, kezdd el vizsgálni a munka valóságát előtted. Lásd, hogy az, amit fontolóra veszel, ésszerű-e mind az objektív, mind a szubjektív adatok szerint.
Ebben a szakaszban fontos elválasztani a felmerülő érzelmi igényeket a racionális szükségletektől, amelyek egy szélesebb közönségre vonatkoznak. Tanulmányok szerint túl sok rövid szükséglet az ad hoc érzelmi reakciókra. Ha például távolról dolgozó IT-támogató vagy, egy ügyfél kapcsolatba léphet veled, hogy panaszkodjon a rendszer hiányosságairól. Ez a panasz arra, hogy gyorsan reagál a problémára anélkül, hogy elegendő gondot fordítani a problémára a hosszú távú projektekre.
A hatékony munkavégzéshez elegendő adatot kell gyűjteni a rövid munkáról, amelyet rád zúdítottak. Így pontosan pozícionálhatod annak fontosságát, és ennek megfelelően ütemezheted.
3. Kövesd nyomon mind a rövid, mind a hosszú távú projekteket szorgalmasan
A rövid távú igények gyors feladatokat, de mivel folyamatosan felmerülnek, gyorsan elfoglalhatják az egész munkalista hátsó részét. Lényeges, hogy szorosan figyelemmel kíséri a munkalistádat, hogy biztosítsa a rövid, középtávú és hosszú távú feladatok egyensúlyát.
A megfelelő projektmenedzsment megoldás abban, hogy hatékonyan követhesd ezeket a projekteket, és címkézted a követelményeiket, hogy irányítópultokat, Gantt-t és jelentéseket építhess köréjük. Ennek a láthatóságnak hatékonyan fenntarthatod az egyensúlyt. Elkerült a rövid tervezett igények feláldozása egy éves jövőbeli kilátásba helyezett nevében, vagy a jövőt veszélyeztetve, ha túl sok rövid tervezett feladatot próbálsz beilleszteni a jelenlegi ütemtervedbe.
Ha csapat része vagy, az irányítópultok és jelentések hatékonynek abban, hogy naprakészen tartsd a tagokat pontos információkkal. Ezért ahelyett, hogy időt töltenél Zoom-hívásokban, amiben véleményeket vitatnak meg, beszélhetsz költségekről, megtérülésekről és jövőbeli hatásokról.
Bármi amikor, rövid távú és hosszú prioritások közötti küzdelembe keveredik, vegyél egy lélegzetet és tekintsd át a fentieket. Értsd meg, hogyan hat a rövid távú igény a nagyobb képre, és használj adatokat a munka felméréséhez. Ha a helyes döntés az igény felvállalása, használj egy hatékony projektmenedzsment megoldást a haladás követéséhez és a terv módosításához az új információk alapján.
Ha ezt a strukturált megközelítést alkalmazod, nem csak sikeres leszel a rövid és hosszú távú igények közötti egyensúly megteremtésében, hanem olyan folyamatot is kialakíthatsz, amely működik a jelenlegi és a jövőbeli projektekhez is. Így áttérhetsz a reagálásról és a "tűzoltásról" olyan döntések meghozatalára, amelyeket nem térítenek el a látomásodtól.
