A gyakori hibák, amikor új projektet indítunk.

Miért alábecsülik a projektmenedzserek és csapatok a projekt kezdeti fázisát?

Nem azért, mert a projektmenedzserek lusták vagy következetlenek. (Igen, ez előfordulhat, de mi hisszük, hogy a TOP játékosok közé akarsz tartozni.) A dolog az, hogy a legtöbb PM átél egy "ugrás-egy-projektről-a-másikra" helyzetet. Ha nincs időd bezárni a "mentális ajtót" az éppen befejezett projekted mögött, MIKÖZBEN már a következő projekt kezdésének nyomása alatt vagy, akkor kudarcot vallasz - vagy a legkisebb hibákat követsz el és rossz döntéseket hozol. ezért, kezdenéd az új nagy projektet, kérj egy kis plusz időt a felkészülésre, majd lépésről lépésre haladj az útmutatásunk szerint.

"Jobb, ha egy-két napot veszel ki az új projekt indításához - így mind a gyakorlati, mind a mentálisan is fel tudod készülni."

A kezdés előtt

Van néhány dolog, amit meg kell tenned, inkább kommunikálnád az új projektet a csapatodnak. Először is, kezdd azzal, hogy beszélsz a klienseddel és az érintettekkel az alábbi témákról. Hozz létre egy új gondolattérképet, hogy logikus struktúrában feljegyezték az összes információt, jegyzetet és ötletet, így egy helyen lesznek, ami elengedhetetlen a későbbi értékelésükhöz.

• Mi történik, ha ez a projekt sosem valósul meg?
  
  Biztos, hogy udvariasabban is feltehetnéd a kérdést: "Mi a projekt célja?" De többre van szükséged - arra, hogy a kliensedet arra ösztönözd, hogy mélyebben gondolkodjon a projekt valódi hatásáról és céljáról. Ezért a "Hogyan segít ez a projekt a stratégiád sikerességében?" sokkal jobb kérdés. Meglepődnél, milyen gyakran ilyen kérdések változtatják meg magát a feladatleírást a végén!

• Egy igazi történet: Egy tejtermékeket gyártó cég felkereste egy reklámügynökséget, hogy új reklámkampányt találjanak ki az értékesítésért. Az ügynökség mélyebb kérdések sorozata és több debriefing után ment az egész megközelítés a felkérésre. A probléma nem a reklám hiánya volt, hanem egyszerűen az, hogy túl nagy joghurtos poharak voltak - túl sok étel volt a gyerekeknek, így sosem fejezték be az összes joghurtot, ami aztán felbosszantotta a szülőket, mert kidobták a maradékot. Az első dolog, amit tenni kellett, az volt, hogy a terméket csomagolását a jelenlegi mérettől egy kisebbre. Miután a kliens egyetértett ezzel a változtatással, eljött az ideje annak, hogy létrehozzanak egy reklámkampányt, amely kommunikálja a terméket praktikusabb méretét.

• Mennyi pénzünk van a projektre?
  
  Ismét nem csak az összegről van szó. Próbáld meg kideríteni, hogy vannak-e extra erőforrások (ha különleges megoldással állsz elő) vagy ha a költségvetés fix. Ne félj beszélni olyan témákról is, mint a számlák határideje, a fizetési mód, az extra értékesítési értékek stb. Az eladók kérdezésekor nagyra fogod értékelni a válaszokat a Költségfelbontási struktúra és a projekt cash flow-ja kapcsán.

• Mikor kell teljesíteni a projektet?
  
  Próbáld meg kliensedet minél pontosabban meghatározni. Az "októberben" nem válaszol. Mivel fontos több projekt fut a cégedben (és néhány csapattag több projektben dolgozhat), az időzítést nem csak a kliensed kívánságaihoz, hanem a cég jelenlegi projektportfóliójához is igazítanod kell.

• Határozd meg a kommunikációs módot
  
  Mentsd meg magad és a kliens sok stressztől, és határozzák meg azokat az embereket vagy csapatokat, akik közösen kommunikálnak a projekt előrehaladásáról. Így strukturált visszajelzést kapsz, ahelyett, hogy különböző emberektől kapnál kaotikus e-maileket. Egyetértesz abban, hogy minél kevesebb kommunikációs csatornát használtok? Amikor a projektmenedzsment szoftvert választod, győződj meg arról, hogy van egy zökkenőmentesen működő alkalmazása okos e-mail értesítésekkel.
  
  TIPP: Sok projektnél (különösen digitális és szoftverfejlesztési projekteknél) ajánlott agilisan dolgozni. Ebben az esetben élj a Scrum vagy a Kanban táblázat előnyeivel. Bemutathatod kliensednek is, és elmagyarázhatod a sprintek elvét.

Az eredmény? Ezen elő-kick-off ülés után Állsz a vas háromszög meghatározására, amely a költségvetésből, a hatáskörből és az időkorlátokból áll. Nagyszerű, nem igaz?

"Két alkalommal indítsd el az új projektet: a PM-kliens ugyanúgy és aztán a csapatoddal."

Hogyan kezdjük el a projektet a csapatunkkal

Most, hogy ismered a válaszokat a kliensedtől, elkezdhetitek dolgozni a projekten. Vegyétek könnyen, szerveztek meg magatokat, és vonjátok be a csapatot.

1. Hozz létre egy csapatot
   
   Az álomcsapatod létrehozásához először meg kell vizsgálnod az erőforrásaid kapacitását. Áttekintést kell kapnod a lejárt határidejű feladatokról és az óraszámmal kapcsolatos problémákról. Figyelembe kell venned a csapattagok szabadságát és a valós munkaterhelésüket is. Ha van egy speciális szerep, amelyet be kell tölteni, ne habozz kívülről szakembert felvenni.
   
   Eredmény: Egy teljesen lefedő csapat az idő +munkaterhelési kapacitások alapján, rögzítve a PM eszközödben.
   
   
   
2. Hozd létre a Kick-off találkozót
   
   Hívd meg az összes olyan embert, aki dolgozni fog a projekten. Ismertesd meg azokat azokkal, akikkel kapcsolatban a kliensektől megtudhatod, és bátorítsd a csapattagokat, hogy tegyenek fel kérdéseket. Ne csüggedj, ha nem tudsz válaszolni néhányra, annak ellenére, hogy előzetesen felkészültél. Ellenkezőleg, örülj, hogy meg a hiányosságot, még jobban beleesnél!
   
   TIPP: A projekttől és a kapcsolatodtól függően fontolóra veheti a kliens meghívását a kick-off találkozóra.
   
   Eredmény: Visszajelzés a klienssel vagy folytatás a Munkabontási struktúrával.
   
   
   
3. Gyűjtsd össze az összes ötletet
   
   Ha rendszeresen olvasod blogunkat, biztosan észrevetted, hogy gyakran irányítjuk olvasóink észre a gondolattérképezésre. Használd a Gondolattérképezés eszközt, hogy használd, hogy az egész csapat egy helyen van - vagy egy hívásban. Írd le mindent, amit lehet a teljes projekt teljesítésére. Így létrehozol egy listát az összes ötletedről, és később prioritizálhatod őket, és áthelyezheted néhányat a feladatok közé.
   
   Eredmény: Egy vizuális lista az összes lehetséges feladatról, amelyet a projekt összes tagja jelent.
   
   
   
4. Szervezd meg a feladatokat a Gantt diagramban
   
   Amint tudod, milyen feladatokat kell teljesíteni, szervezd meg őket az időkeretben. A legegyszerűbb módja annak, hogy ezt megtegyük, az Easy Gantt húzás és ejtés használata. Adj hozzá mérföldköveket, részfeladatokat és kapcsolatokat a feladatok között. Amikor elkészült, megoszthatod a csapatoddal, hogy minden tag láthassa, hogyan függ össze és kapcsolódik a munkájuk.
   
   Eredmény: A vizuális szervezése az időkeretben.

„Ha ismétlődő típusú projekted furgon,
időt takaríthatsz meg egy projekt sablon segítségével. "

Következtetés

A projekt kezdete az egész folyamat és a végső eredmény. Azért, hogy elkerülje a gyakori hibákat egy új projekt kezdetén, használj egy eszközkészletet, amely segít jobban bevonni a csapatodat. De legfőképpen, tölts időt a klienseddel, és gyűjts össze mélyreható és részletes bemutatott projekt céljáról és az elvárásokról.