Najczęstsze błędy przy rozpoczynaniu nowego projektu.
Czy zastanawiałeś się kiedykolwiek nad problemami, z którymi musiałeś się zmagać podczas zarządzania swoim ostatm projektem? Czy zgadzasz się, że niektóre z nich miały swoje źródło w fazie inicjacji? Jeśli tak - i jeśli właśnie zamierzasz rozpocząć pracę nad kolejnym projektem - pozwól, że te sprawdzone i wykonalne wskazówki będą Twoim przewodnikiem do rozpoczęcia nowego projektu w odpowiedni sposób.
Dlaczego menedżerowie projektów i zespoły niedoceniają fazy inicjacji projektu?
To nie jest tak, że menedżerowie projektów są leniwi lub niespójni. (Tak, to też się zdarza, ale wierzymy, że dążysz do bycia najlepszym graczem.) Chodzi o to, że większość menedżerów projektów doświadcza sytuacji "skakania z jednego projektu na drugi". Jeśli nie miałeś czasu zamknąć "mentalnych drzwi" za projektem, który właśnie dostarczyłeś, ALE już jesteś pod presją, aby rozpocząć kolejny, najprawdopodobniej zawiedziesz - lub popcyezjełniszej podzmiełnisz. Dlatego zanim zaczniesz realizować swój nowy duży projekt, poproś o dodatkowy czas na przygotowanie, a następnie kontynuuj krok po kroku zgodnie z naszą radą.
"Lepiej weź dzień lub dwa więcej, aby rozpocząć
nowy projekt - dzięki temu możesz go
przyjąć zarówno praktycznie, jak i mentalnie."
Przed rozpoczęciem
Przed przekazaniem nowego projektu zespołowi należy wykonać pewną pracę. Po pierwsze, zacznij od rozmowy z klientem i interesariuszami na temat poniżej wymienionych zagadnień. Stwórz nową mapę myśli, aby zapisać wszystkie informacje, notatki i pomysły w logicznej strukturze, dzięki czemu będziesz miał je wszystkie w jednym miejscu, co jest istotne dla ich późniejszej oceny.
- Co się stanie, jeśli ten projekt nigdy się nie zrealizuje?
Oczywiście, można zadać to pytanie bardziej uprzejmie: "Jaki jest cel projektu?" Ale potrzebujesz więcej - aby zmusić klienta do myślenia głębiej o rzeczywistym wpływie i celu projektu. Dlatego "Jak ten projekt pomaga w osiągnięciu sukcesu Twojej strategii?" jest znacznie lepszym pytaniem. Zdziwisz się, jak często takie pytania zmieniają sam short projekt!
- Igaz sztori: Firma produkująca produkty mleczne kontaktowała się z agencją reklamową, aby stworzyć nową kampanię reklamową, która zwiększy sprzedaż. Po serii głębszych pytań od agencji i kilku debriefingach, całe podejście do zlecenia zmieniło się. Problemem nie była brakująca reklama, ale po prostu zbyt duże kubki jogurtu - to było po prostu zbyt dużo jedzenia dla dzieci, więc nigdy nie kończyły całego jogurtu, co z kolei denerwowało wězkiyrwaći. Pierwszą rzeczą, którą trzeba było zrobić, było więc zmienienie opakowania produktów z obecnego rozmiaru na mniejszy. Kiedy klient zgodził się na tę zmianę, nadszedł czas, aby stworzyć kampanię reklamową, która komunikowała bardziej praktyczny rozmiar produktu.
- Ile mamy pieniędzy na projekt?
Znowu chodzi nie tylko o samą kwotę. Spróbuj dowiedzieć się, czy są jakieś dodatkowe zasoby (w przypadku, gdy wymyślisz specjalne rozwiązanie) lub czy budżet jest ustalony. Nie bój się również rozmawiać o tematach takich jak termin płatności, sposób płatności, udziały w dodatkowych sprzedażach, stb. Docenisz odpowiedzi, gdy interesariusze zapytają Cię o Strukturę Podziału Kosztów i przepływ gotówki Twojego nowego projektu.
- Kiedy projekt powinien zostać dostarczony?
Staraj się, aby klient był jak najbardziej precyzyjny. "W październiku" to nie jest odpowiedź. Ponieważ w Twojej firmie prawdopodobnie jest kilka projektów (a niektórzy członkowie zespołu mogą pracować na więcej niż jednym), będziesz musiał dostosować czas nie tylko do życzenia że klienta, a aktualnego portfolio projektów Twojej firmy.
- Zdefiniuj sposób komunikacji
Oszczędź sobie wielu stresów, a po obu stronach - Twojej i Twojego klienta - zdefiniuj osoby lub zespoły, które będą ze sobą komunikować postępy projektu. W ten sposób otrzymasz zebrane i uporządkowane informacje zwrotne zamiast otrzymywać tony chaotycznych e-maili od różnych osób. Zgodź się na korzystanie z jak najmniejszej liczby kanałów komunikacyjnych. Wybierając oprogramowanie do zarządzania projektem, upewnij się, że ma również gładko działającą aplikację z inteligentnymi powiadomieniami e-mail.
csúcs: Dla wielu projektów (szczególnie tych związanych z rozwojem cyfrowym i oprogramowaniem) zaleca się pracę w sposób zwany mozgékony. W takim przypadku skorzystaj z tablicy Scrum LUB Kanban. Możesz również przedstawić to swojemu klientowi i wyjaśnić zasadę sprintów.
Wynik? Po tej sesji przed rozpoczęciem, jesteś gotowy, aby zdefiniować swoją żelazną trójkę, składającą się z budżetu, zakresu i ograniczeń czasowych. Wspaniale, prawda?
"Rozpocznij nowy projekt dwa razy: poziomie PM-to-client
a następnie z zespołem."
Jak rozpocząć projekt z zespołem
Teraz, gdy znasz odpowiedzi od klienta, możesz zacząć pracować nad projektem. Weź to na luzie, zorganizuj się i zaangażuj swój zespół.
- Zbuduj swój zespół
Aby zbudować Dream Team dla swojego projekt, musisz najpierw sprawdzić zdolności swoich zasobów. Uzyskaj aktualny przegląd zaległych zadań i problemów z alokacją godzin. Weź pod uwagę urlopy członków zespołu i ich rzeczywiste obciążenie pracą. Jeśli istnieje konkretna rola, która musi zostać podjęta, nie wahaj się zatrudnić profesjonalisty spoza firmy.
Eredmény: Zespół w pełni pokrыwający się z czasem + zdolnościami obciążenia, zarejestrowany w Twoim narzędziu PM. - Zorganizuj spotkanie Kick-off
Zaproś wszystkich, ktorzy będą pracować nad projektem. Przedstaw fakty, których dowiedziałeś się od klienta i umożliwiaj członkom zespołu zadawanie pytań. Nie rozczarowuj się, jeśli nie możesz na nie odpowiedzieć, mimo wcześniejszego wysiłku przed spotkaniem. Wręcz przeciwnie, ciesz się, że dowiedziałeś się o luce przed jej wpadnięciem!
csúcs: W zależności od projektu i Twojego stosunku z klientem, możesz również rozważyć zaproszenie klienta na spotkanie Kick-off.
Eredmény: Debriefing z klientem lub kontynuacja struktury podziału pracy. - Zdobądź przegląd wszystkich pomysłów
Jeśli regularnie czytasz nasze blogi, zauważyłeś, że często kierujemy uwagę naszych czytelników na mapowanie myśli. Użyj narzędzia Elmetérképezés, aby skorzystać z faktu, że cały zespół jest w jednym pokoju - lub w jednym połączeniu. Zapisz wszystko, co jest możliwe do dostarczenia w ramach całego projektu. W ten sposób tworzysz listę wszystkich pomysłów, a później możesz je uszeregować i przenieść niektóre z nich na zadania.
Eredmény: Wizualna lista wszystkich możliwych zadań, stworzona przez wszystkich członków zespołu pracujących nad projektem. - Zorganizuj zadania w wykresie Gantta
Po ustaleniu, jakie zadania trzeba dostarczyć, można je zorganizować w ramach czasu. Najłatwiejszym sposobem na to jest używanie funkcji przeciągnij i upuść Easy Gantt. Dodaj kamienie milowe, podzadania i relacje między zadaniami. Gdy będzie gotowe, możesz udostępnić je swojemu zespołowi, aby wszyscy członkowie mogli zobaczyć, jak ich praca zależy i jest związana.
Eredmény: Wizualna organizacja zadań w ramach czasu.
„Jeśli masz powtarzający się typ projektu,
zaoszczędź trochę czasu, korzystając z szablonu projektu. "
összegzés
Początek projektu determinuje cały jego postęp i końcową dostawę. Aby uniknąć najczęściej występujących błędów na początku nowego projektu, użyj zestawu narzędzi, które pomogą Ci lepiej wprowadzić zespół. Ale przede wszystkim poświęć czas klientowi i zbierz głębokie i szczegółowe informacje na temat celu projekt i oczekiwań z niego.
Rozpoczęcie nowego projektu w odpowiedni sposób? Łatwe.
Zaktualizuj narzędzia do planowania, zarządzania i kontroli projektów.