A Baza de Cunoștințe 2.0 megvalósítása a Harmony: Povestea Easy Software-ben.

Ce este Baza de Cunoștințe 2.0

Este modalitatea perfectă de a accesa cunoștințele unei companii, integrate în Easy Redmine , and set puternic de instrumente pentru organizarea și scalarea documentației, manualelor, proceselor șa pentureșa calitătințitornoi în cadrul unei organizații.

Citeste mai mult

Cum am Creat-o

• Vigyázzon a fost provocareára: La Easy Software, cantitatea de cunoștințe interne de împărtășit a devenit prea complexă pentru soluția anteriară. Doar un set regulat de articole în categorii nu a mai fost suficient.
• Ce ne trebuia: Căutam o aplicație specializată, legată cât mai strâns de Easy Redmine. Nyissa meg a nyílt forráskódú szoftvert, és távolítsa el az Easy Redmine használatát a nyílt forráskódú szoftverben.
• Ce soluție am selectat: BlueSpice se potrivește perfect definiției. Ez a megoldás nyílt forráskódú, vagy speciális wiki, adaptálható komplexum és integrálható az Easy Redmine-ba.

Cum a avut loc migrarea

Noi deja aveam dátum létezik a baza noastră de cunoștințe anteriară. Am dorit să transferăm o mare parte din acestea în noua soluție. Vezi cele șapte etape pe care le-am urmat:

1. Curățarea datelor din baza de cunoștințe originală – începeți înainte de migrare. Vă recomandăm să sortați toate articolele după data „ultima aktualizare” și să începeți cu cele mai vechi.

• Veți constata că multe articole de sus pot fi pur și simplu șterse
• Altele le puneți într-o categorie specifică numită „pentru revizuire” – le veți aktualiza mai târziu
• Unele pot fi aktualizálja azonnal
• Restul pot rămâne așa cum sunt

Două sfaturi suplimentare:

• Dacă mai multe persoane vor revizui articolele, poate fi o idee bună să le etichetați sau să setați un câmp personalizat – de exemplu, „Revizuit”.
• Verificați și titlurile articolelor. Dacă conțin simboluri problemtice, pot cauza probleme în timpul migrării. Iată câteva sfaturi pe mediawiki.org körülbelül titlurile paginilor şi Caracterele legale ale titlului.

Citeste mai mult

2. Instalați baza de cunoștințe 2.0 – livrarea tehnică a funcției. Deoarece folosim Easy Cloud, egy gyors megvalósítási lehetőség aproape automata

3. Efectuați câteva migrări de testare – nu eram siguri de rezultat, așa că am făcut o migrare de testare

• Am verificat titlurile paginilor, formatarea conținutului (antete, paragrafe, link-uri și imagini) și categoriile
• Am verificat cât timp va dura (aveam peste 900 de articole de migrat)
• Am făcut modificările necesare în conținutul bazei de cunoștințe originale pe baza constatărilor noastre din migrarea de testare
• Am „reîmprospătat” aplicația Bază de cunoștințe 2.0 – am eliminat toate datele

4. Informații pentru utilizatorii noștri

• I-am informat despre data migrării de producție = după această dată, sursa principală de cunoștințe este Baza de cunoștințe 2.0. După această dată, utilizatorii vor avea doar acces în modul „doar citire” la articolele originale (doar pentru referință și comparație) cum arată acum și înainte
• Am organizat câteva runde de formare a utilizatorilor și de dezvoltare a abilităților administratorilor

5. Import de producție

• A venit ziua când am apăsat butonul și migrarea a fost rulată
• După verificarea noastră inițială, am redus permisiunile pentru toate rolurile din baza de cunoștințe originală – în modul „doar citire”

Vezi procesul de migrare

6. Támogató gyakornok

• Am desemnat câțiva colegi și un canal in Microsoft Teams unde utilizatorii noștri puteau să pună orice întrebări despre funcționarea Bazei de cunoștințe 2.0
• Au fost găsite câteva probleme după migrare in producție. Deoarece încă aveam originalul activ, am putut rezolva fiecare problemă în consecință

7. Dezactivați baza de cunoștințe originală

• După aproximativ 6 săptămâni, solicitările de suport intern au dispărut
• Am dezactivat baza de cunoștințe originală din aplicația noastră Easy Redmine
• Recomandăm să faceți o copie de rezervă înainte de dezinstalarea plugin-ului

Cum a acceptat compania o schimbare

Fiecare schimbare într-o organizație necesită timp pentru a fi complet acceptată. Începuturile sunt cele mai grele, motiv pentru care trebuie să le reamintim utilizatorilor noștri beneficiile noului sistem.

În cazul Bazei de Cunoștințe 2.0, beneficiul evident este că, dacă nu știți ceva, încercați să căutați mai întâi (beculeț în bara laterală). Veți vedea rezultate nu numai sub forma titlului articolului (ca în Baza de Cunoștințe originală), ci și în conținutul efectiv al paginilor la prima vedere => létezik o șansă a altîs fărți să primiți un rărie ă parte.

Când utilizatorul găsește rapid és egyszerű cunoștințele dorite de la alții, este mai înclinat să își împărtășească cunoștințele cu acei alții, să returneze favorul și sentimentul.

Cum a procedat implementarea

Kategóriák

Ele au fost importate din Baza de Cunoștințe originală, ceea ce este grozav. Dar structura (categoriile și subcategoriile) nu a putut fi importată din punct de vedere tehnic. Primul lucru pe care l-am făcut a fost să revizuim categoriile, în care sunt organizate paginile.

Am început cu 3 "dimensiuni" fő kategória:

• Audiență - pentru cine este pagina cea mai utilă - sunt permise mai multe opțiuni, cum ar fi
• eladás
• Fejlődés
• Marketing
• Toată lumea
• Dokumentum tip - ce fel de cunoștințe sunt împărtășite. În cele din urmă, fiecare tip va avea propriul său șablon, astfel încât toate vor arăta standardize. Practica optimă dictează că fiecare pagină ar trebui să aibă un singur tip de document.
• Politika
• Hogyan kell
• folyamat
• Megjegyzés și înregistrări de formare
• téma - despre ce este pagina. Această structură poate merge mai adânc, deoarece există multe subiecte în Companie. Adăugarea unei pagini într-o categorie de subiect este voluntară - nu este necesară, dacă nu există o categorie potrivită.
• termék
• Karacteristicile de bază
• Gestionarea resurselor
• Help Desk
• Tablă agilă
• Infrastructură
• felhő
• szerver
• Soluție hibridă
• IT gyakornok
• Echipe
• Outlook
• hardver
• Hardver partajat
• Hardver egyéni

Deoarece fiecare szerkesztő poate crea noi categorii, facem revizuiri lunare astfel încât să nu fie create prea multe categorii neclare sau de utilizare unică, o sortare a structurii astfel încât să nu devină haotică.

Pagini de navigare

Este kritikus ca utilizatorii să poată naviga bine in noua aplicație. Un element natural pentru navigare este főmenü, care este parțial personalizabil. O opțiune suplimentară utilă este Honlap, care îi întâmpină pe cititori, le oferă un link către articolul despre cele mai bune practici pentru Baza de Cunoștințe 2.0 și le oferă link-uri către pagini dedicate departamentelor din compania noastră.

Dând clic, de exemplu, pe Marketing, utilizatorul va fi direcționat către indexul paginilor de marketing pentru a naviga prin ele. Conține, de asemenea, informații suplimentare relevante doar pentru acel departament.

Luăm în regardare utilizarea paginilor de navigare pentru alte criterii de sortare (cum ar fi informațiile despre produs sau politicile generale ale companiei).

Un pas la un moment dat

Odată ce ați setat categoriile și paginile de navigare, utilizatorii pot lucra deja în el. Poate părea un pic dezordonat de la început, motiv pentru care avem câțiva rendszergazdák desemnați, care supraveghează menținerea unui anumit ordin.

Am folosit Baza de cunoștințe 2.0 de câteva luni acum și încă abia începem. Realizăm că suntem departe de o stare ideală de wiki perfect organizat și standardzat pe care toți utilizatorii (közömbös de tapasztalat) îl cunosc pe de rost.

Credem că dezvoltarea treptată a bazei de cunoștințe, organikus, de către utilizatorii implicați, duce în cele din urmă la o adoptare mai bună decât dacă am petrece luni pregătind un sistem pe care utilizatorii noștri ar trebui să-l studieze cu greu pentruelege al.

Recomandarea noastră este să observați îndeaproape cum o folosesc utilizatorii și să faceți mici pași incrementalii spre implementarea unor configurații organizaționale mai precise, cum ar fi șabloanele de pagină, regulile de tipografie, stb. în beneficiul organizației dvs. ar trebui însoțit de o explicație a modului în care beneficiază toți cei implicați.

Következtetés

Noi, la Easy Software, am terminat processl de migrație , i implementare și acum este rândul dvs. Prin urmarea acestor sfaturi de mai sus și luând inspirație, orice companie poate implementa o nouă bază de cunoștințe 2.0 care să îndeplinească nevoile lor unice și și și și și șinîzere

Încercați gratuit