Kuidas rakendada teadmistebaasi 2.0 Harmony's: Easy Software'i lugu

Mis on teadmistebaas 2.0

See on täiuslik viis juurdepääsuks ettevõtte teadmistele, mis on integreeritud Easy Redmine'i ja pakub võimsat tööriistakomplekti dokumentatsiooni, juhendite, protsesside, kvaliteedijuhtimise ja muude vajaduste korral teadmiste haldamiseks organisatsioonis.

Loe tovább

Kuidas me selle loome

• Mis oli väljakutse: Easy Software'is muutus siseinfo jagamise maht eelmise lahenduse jaoks liiga keeruliseks. Tavaline artiklite kogum kategooriates ei olnud enam piisav.
• Mida me vajasime: Otsisime spetsialiseeritud rakendust, mis oleks võimalikult tihedalt seotud Easy Redmine'iga. See peab kindlasti olema avatud lähtekoodiga, kuna toetame seda ja Easy Redmine ise on avatud lähtekoodiga tarkvara.
• Millise lahenduse valisime: BlueSpice sobib selle definitsiooniga ideaalselt. See on avatud lähtekoodiga lahendus, spetsialiseeritud wiki tööriist, millel on keeruline kohandatavus ja integreerimine Easy Redmine'iga.

Kuidas toimus üleminek

Meil oli juba olemasolevaid andmeid meie varasemas teadmistebaasis. Soovisime suure osa sellest üle kanda uude lahendusse. Vaata, milliseid seitset sammu me võtsime:

1. Puhasta andmed algsest teadmistebaasist - alusta enne üleminekut. Soovitame sorteerida kõik artiklid „viimati uuendatud“ kuupäeva järgi ja alustada vanimatest.

• Saad aru, et paljud artiklid ülevalt võib lihtsalt kustutada
• Teised paned spetsiifilisse kategooriasse nimega „ülevaatamiseks“ - uuendad neid hiljem
• Mõned saab kohe uuendada
• Ülejäänud võivad jääda samaks

Kaks lisasoovitust:

• Kui rohkem inimesi hakkab artikleid üle vaatama, võib olla hea mõte neid märgistada või määrata kohandatud väli - näiteks „Ülevaatatud“.
• Kontrolli ka artiklite pealkirju. Kui need sisaldavad probleemseid sümboleid, võivad need põhjustada probleeme ülemineku ajal. Siin on mõned näpunäited mediawiki.org lehel lehekülgede pealkirjade ja õiguslike pealkirjasümbolite kohta.

Loe lähemalt

2. Paigalda teadmistebaas 2.0 - tehniline funktsiooni tarnimine. Kuna kasutame Easy Cloudi, tehti see peaaegu automaatselt

3. Tee mõned testüleminekud - me ei olnud kindlad tulemuses, seega tegime testimiseks ülemineku

• Kontrollisime lehekülgede pealkirju, sisu vormindamist (pealkirjad, lõigud, lingid ja pildid) ning kategooriaid
• Kontrollisime, kui kaua see aega võtab (meil oli üle 900 artikli üle kanda)
• Tegime vajalikud muudatused algse teadmistebaasi sisus, lähtudes meie leidudest testüleminekust
• Värskendasime teadmistebaas 2.0 rakendust - eemaldasime kõik andmed

4. Teave meie kasutajatele

• Anname neile teada tootmise ülemineku kuupäevast = pärast seda aega on peamine teadmiste allikas Teadmistebaas 2.0. Pärast seda aega on kasutajatel ainult lugemisõigus algsetele artiklitele (viide ja võrdlus), kuidas need nüüd ja varem välja näevad
• Korraldasime mõned kasutajate koolitused ja administraatori oskuste täiendamised

5. Tootmise import

• Saabub päev, mil vajutame nuppu ja üleminek käivitatakse
• Pärast esialgset kontrolli vähendasime kõigi rollide õigusi algse teadmistebaasi jaoks - ainult lugemisrežiimis

Vaata ülemineku protsessi

6. Sisemine tugi

• Määrasime mõned kolleegid ja kanali Microsoft Teamsis, kus meie kasutajad said küsida küsimusi Teadmistebaas 2.0 toimimise kohta
• Mõned probleemid pärast üleminekut leiti tootmises. Kuna meil oli endiselt originaalne teadmistebaas aktiivne, suutsime iga probleemi vastavalt lahendada

7. Keela algne teadmistebaas

• Umbes 6 nädala pärast hakkasid sisemise toe taotlused hajuma
• Keelasime algse teadmistebaasi meie Easy Redmine rakendusest
• Soovitame enne pistikprogrammi desinstallimist teha varukoopia

Kuidas ettevõte muutust vastu võttis

Iga muutus organisatsioonis võtab aega, et täielikult vastu võtta. Algused on kõige raskemad, seetõttu peame meie kasutajatele pidevalt meelde tuletama uue süsteemi eeliseid.

Teiseks, teadmistebaasi 2.0 puhul on ilmselge, et kui sa midagi ei tea, proovi esmalt otsida (pirn küljepaneelil). Sa näed tulemusi mitte ainult artikli pealkirjana (nagu originaalses teadmistebaasis), vaid ka lehekülgede tegelikus sisus esmapilgul => on suur võimalus, et saad vastuse ilma kuhugi mujale minemata.

Kui kasutaja leiab kiiresti soovitud teadmised teistelt, on nad rohkem valmis jagama oma teadmisi nende teistega, et vastuteene ja tunnetust tagasi saada.

Kuidas rakendamine edasi läks

Kategooriad

Need imporditi originaalsest teadmistebaasist, mis on suurepärane. Kuid struktuuri (kategooriad ja alamkategooriad) ei saanud tehniliselt importida. Esimene asi, mida me tegime, oli kategooriad üle vaadata, kuhu leheküljed on korraldatud.

Alustasime 3 peamise "mõõtme" kategooriaga:

• Sihtgrupp - kellele on lehekülg kõige kasulikum - mitu valikut on lubatud, näiteks
• Müük
• Arendus
• Turundus
• Kõigile
• Dokumendi tüüp - millist tüüpi teadmisi jagatakse. Lõpuks saab igal tüübil olema oma mall, nii et need näevad kõik standardiseeritud välja. Parim tava dikteerib, et igal lehel peaks olema ainult üks dokumendi tüüp.
• Poliiitika
• Kuidas teha
• Protsess
• Koolitusmärkmed ja salvestused
• Teema - millest lehekülg räägib. See struktuur võib minna sügavamale, kuna ettevõttes on palju teemasid. Lehekülje lisamine teema kategooriasse on vabatahtlik - pole vajalik, kui sobivat kategooriat pole olemas.
• Toode
• Põhifunktsioonid
• Ressursihaldus
• Abiteenus
• Agile-tahvel
• Infrastruktuur
• Pilv
• szerver
• Hübriidlahendus
• Sisemine IT
• Meeskonnad
• Outlook
• Riistvara
• Jagatud riistvara
• Individuaalne riistvara

Kuna iga toimetaja saab luua uusi kategooriaid, teeme igakuiseid ülevaateid, et ei tekiks liiga palju ebaselgeid ühekordseid kategooriaid, mingisugune struktuuri korrastamine, et see ei läheks segaseks.

Navigeerimislehed

On oluline, et kasutajad saaksid uut rakendust hästi navigeerida. Loomulik navigeerimiselement on peamenüü, mis on osaliselt kohandatav. Kasulik täiendav võimalus on avaleht, mis tervitab lugejaid, viitab artiklile parimate tavade kohta teadmistebaasi 2.0 ja viitab meie ettevõtte osakondadele pühendatud lehtedele.

Klõpsates näiteks turundusel, suunatakse kasutaja turunduse lehekülgede indeksisse sirvimiseks. See sisaldab ka täiendavat teavet, mis on seotud ainult selle osakonnaga.

Kaalume navigeerimislehtede kasutamist teiste sorteerimiskriteeriumide jaoks (näiteks tooteinfo või üldised ettevõtte poliitikad).

Üks samm korraga

Kui olete määranud oma kategooriad ja navigeerimislehed, saavad kasutajad juba selles töötada. Alguses võib see tunduda veidi segane, mistõttu meil on mõned määratud administraatorid, kes jälgivad, et mõningane kord säiliks.

Oleme juba mõnda aega kasutanud teadmistebaasi 2.0 ja oleme alles alguses. Mõistame, et oleme kaugel ideaalsest täiuslikult korraldatud ja standardiseeritud vikist, mida kõik kasutajad (sõltumata kogemusest) teavad peast.

Usume, et teadmistebaasi järkjärguline kasvatamine, orgaaniliselt, teie kaasatud kasutajate poolt, viib lõpuks parema vastuvõtmiseni, kui kulutaksime kuude kaupa süsteemi ettevalmistamisele, mida meie kasutajad peaksid raske vaeva nägema, et mõista.

Meie soovitus on tähelepanelikult jälgida, kuidas kasutajad seda kasutavad, ja teha väikseid järkjärgulisi samme täpsemate organisatsiooniliste konfiguratsioonide rakendamise suunas, nagu lehe mallid, trükireeglite jms. Iga samm, mis isegi veidi raskendab teadmistebaasi kasutamist teie organisatsiooni üldise heaolu nimel, peaks olema kaasas selgitusega, kuidas see kõiki huvitatud osapooli kasuks mõjutab.

Järeldus

Meie, Easy Software, oleme lõpetanud migreerimis- ja rakendusprotsessi ning nüüd on teie kord. Järgides neid ülaltoodud näpunäiteid ja saades inspiratsiooni, saab iga ettevõte rakendada uut teadmistebaasi 2.0, mis vastab nende ainulaadsetele vajadustele ja hoiab nende teadmised turvaliselt.

Próbáld ki ingyen