Projektijuhtimistöö standardiseerimine - Ayesa Advanced Technologies
MS Project, Jira, MS Excel, stb.
AYESA on rahvusvaheline Hispaania ettevõte, mis on spetsialiseerunud inseneritööle, tehnoloogiale ja IT-konsultatsioonile. Enne Easy Redmine'i kasutamist kasutas Ayesa mitmeid tööriistu ilma integreerimiseta (MS Project, Jira, MS Excel ja muud sisemised tööriistad). Kõrgetasemeline ajakulu jälgimine ja kuluplaanide haldamine toimus SAP BPC-s. Saadavalolevate tööriistade lai valik tekitab probleemi, et projekti oleku kohta oleks ühine ja selge ülevaade.
Väljakutse
Ayesa soovib projektide haldamist tööpakettidena ning igal tööpaketil on seotud nõuded ja tulemused.
Ootused
- Projektijuhtimise standardiseerimine ühe tööriistaga
- Tehniline detail: tulemuste, lepinguüksuste, ülesannete, kulude ja kulutatud aja kontroll ja haldamine ühe tööriistaga
- Võimekuse haldamine: ressursside paindlikkuse parandamine
- Ressursside hierarhia kontroll rollide halduse kaudu
- Tootlikkuse parandamine ja kuluvusmarginaal
- Protseduuride standardiseerimine
Nõuded
- Tööriist peab võimaldama erinevaid projekti- ja ülesandetüüpe
- Integratsioon teiste ettevõtte tarkvaradega (SAP, BPC)
- Ressursside ja oskuste haldamine
- Iga töötaja tehtud töö (sh töö tüüp ja kategooria)
- Projekti lepinguline dokumentatsioon ja seos töö ja töötajatega
- Töö tehtud, ootel ja käimasoleva raporteerimine
- Töö õigeaegselt tehtud raporteerimine
- Võimekuse haldamine
- Eeldatav, kulutatud ja arvestatud aeg
Lahendus
Ettevalmistus
Enne rakendamist toimus pilootfaas, kus määratleti põhinõuded, mis lisati Easy Redmine keskkonda ja seejärel esitati ettevõtte juhtkonnale. Heakskiidu järel järgnes üksikasjalik rakendamine, milles osalesid aktiivselt rakenduse võtme kasutajad projektibüroo osakonnast. Aastal 2019 viidi läbi 11 projekti piloot.
Leültetve
Esimene samm oli määratleda üksikasjalik projektide struktuur koos kõigi kasutajatüüpide ja kasutajate isiklike lehtede parameetritega. Loodi projektimallid, et oleks võimalik luua projekte standardiseeritud parameetritega.
Serverilahendus / Pilvelahendus
AYESA valis pilvelahenduse. Seadsime süsteemi keskkonna ajutisele pilvele üles ja seejärel migreerusime lõplikule pilvekeskkonnale. Suurema kasutajate arvu ja tööriista intensiivse kasutamise toetamiseks liikus AYESA üle avalikult pilvelt privaatpilvele.
Koolitus
Rakendamise käigus koolitasime võtme kasutajaid ja administraatoreid ning rakenduse teisi kasutajaid täiendavalt üldteemalistes plokkides.
Testimine
Klient kasutab reaalsete andmetega testimiskeskkonda, mis võimaldab uute nõuete ja funktsioonide testimist enne tootmiskeskkonda rakendamist. 11 projekti piloot oli väga oluline, et lõpule viia testimine ja jätkata rakendamisega.
Hindamine
Eesmärgid ja kasud
- Easy Redmine rakendamine tähendas:
- AYESA ülesannete metoodika toetamine
- Ühine ja ettevõtte tehniline andmebaas
- Projektijuhtimise tööriista standardiseerimine
- Töökoormuse üksikasjalik jälgimine: planeerimine, tulemused ja vajalikud tööd
- Töötajate tegevuste kontroll (tehtud töö, pühendumised jne)
Kõige kasutatavamad funktsioonid
- Projekti Gantt: kogu meeskond kasutab Gantt diagrammi, et näha plaani ja värskendada ülesandeid.
- Kulutatud aeg: siin saame kontrollida meeskonna ja rühmade kulutatud aega.
- Ressursside haldamin: meeskonnaliikmete töökoormuse kontrollimine.
Kliendi vaatenurk
"ERM annab meile osakondade ja valdkondade töökoormuse ja võimekuse kohta nähtavuse, mida meil varem polnud."
Carmen Clavijo de la Corte
Produktsioonijuht
Ayesa Air Control
"ERM on ideaalne tööriist hästi korraldatud projekti jaoks, võimaldades igal meeskonnaliikmel teada, mida nad peavad igal ajahetkel tegema, ja projektijuhi ajakava kontrolli."
Alfonso Moresco Juliá
Projektijuht
Ayesa Advanced Tech.
