SZTAKI bytte til Easy Redmine for å få et profesjonelt støtteverktøysett.
SZTAKI er eit forskingsinstitutt i Ungarn som brukte svært begrensende Redmine-tillegg. Snart var det behov for eit verktøy som alle i selskapet kan jobbe med. SZTAKI trengte ei løysing som samler støtteverktøy på toppnivå og sporing av problem i eitt enkelt sted. Derfor valde dei Easy Redmine, som hjelpte dei med å auke effektiviteten og tenestekvaliteten.
Før de byttet az Easy Redmine
SZTAKI brukte Redmine 4.02 és Redmine UP-bővítmények a Helpdeskhez és a CRM-hez. Men de manglet profesjonell støtte for prosjektstyring og et brukergrensesnitt for mobil.
Oppdraget
Et nært tilknyttet selskap til SZTAKI hadde allerede brutt Easy Redmine for prosjektstyring. Det var en praksis med å bruke programvaren, og ledelsen ønsket å introdusere et kjent system. De største utfordringene var å ha et effektivt samarbeid og muligheten til å opprette tilpassede arbeidsflyter for spesifikke oppgavetyper.
Forventninger som skulle oppfylles
- Fullverdig prosjektstyring for økt effektivitet
- Digitalisere selskapets arkiveringsprosess (ved å bruke Easy Redmines arbeidsflytbaserte tilnærming)
- Migring og omorganisering av Service Desk-prosesser, få utvidede funksjoner (kommunikáció e-mailben az Easy Redmine-sakeren keresztül)
- Profesjonelt verktøysett for prosjektstyring
Krav
- Lokális sodródás
- SAML SSO-støtte
- Tilgjengelig offentlig API az automatizáláshoz
- Integráció a GitLabbal
La oss implementere
1) Forberedelse
Under implementeringen ble den klassiske konsultasjonsmodellen satt i bakgrunnen, da SZTAKI allerede hadde erfaring med Redmine og et team bestående av tekniske eksperter, hvor mange var kjent med problemsporing og prosessbaserte tilnærminger. Støtte var bare nødvendig for svært spesifikke problemer, typisk u dokumenterte funksjoner.
De mest utfordrende oppgavene:
- Installasjonsprosessen for local drift – Det var mange interaksjoner med teknisk støtte, og det måtte gjøres omveier.
- SAML/SSO påloggingsprosess – Den måtte tilpasses fordi standardløsningen ikke implementerer hele standarden, bare en del av den
- Brukerprovisjonering (relatert til SSO) és migreringsproblemer – En fysisk implementeringsprosess (szkriptelés/kódolás)
2) Innstillinger
SZTAKI hadde innstillingene fra den forrige Redmine-installasjonen, og de klarte å oversette disse til det nye Easy Redmine-miljøet.
Klienten valgte serverløsningen basert a lokale forskrifter og interne sikkerhetskrav. Serveren ble installert av SZTAKIs tekniske personale selv. Som nevnt tidligere, støttet Easy Redmines tekniske personale hovedsakelig ad hoc-problemer.
Siden Redmine og Easy Redmine er ganske forskjellige, oversatte SZTAKI alle sine spore og arbeidsflyter til det nye systemet og opprettet nødvendige prosjekter, sporere, tilstander og et lite antall saker som en manuell migrering. Az API2API-áttelepítésen keresztüli automatizált áttelepítést a massevis segítségével kezelem.
Kliens klarte også å opprette et provisjoneringssystem som oppretter brukere fra SZTAKIs sentrale identitetsadministrasjonssystem i Easy Redmine a hjelp av API-kall, slik at brukerne kan logge inn via SSO.
Under implementeringen av den digitaliserte arkiveringsprosessen ble det også implementert en tilpasset løsning av SZTAKI for å kunne generere unike serienumre. Støtteaktiviteten var på forespørsel gjennom hele prosessen.
3) Opplæring
Under implementeringen av det digitaliserte arkiveringssystemet trente vi nøkkelbrukerne. Dette var en konsultasjonslignende opplæring. Vi utdannet dem ved å gå gjennom temaene. Deretter gikk vi gjennom brukstilfeller og besvarte alle spørsmål.
4) Tesztelés
SZTAKI opprettet en utviklings-/sandbox-miljø for seg selv med tilgang til vår støtte. Testing av spesifikke innstilinger og den første implementeringen av spore og arbeidsflyter skjedde her (testing av manuell migrering), inkludert implementering og testing av tilpassede løsninger som brukerprovisjonering og API2API-migrering. Opplæringen ble utført i et produksjonsmiljø før migreringen og lanseringen.
Og resultatene?
Az Easy Redmine fék végrehajtása:
- Módosítsa az összes HelpDesk-problemer referensét, hogy küldje el a rendszert és a spore dem uten å glemme noe-t.
- Muigheten til å definere ett sted for hvert prosjekt som administreres av SZTAKI og bruke prosjektstyringsverktøyene.
- Med muligheten til å opprette tilpassede arbeidsflyter er det nå mulig å digitalisere forretningsprosesser som tidligere ble håndtert manuelt.
- Muligheten til å spore strategiske eller regulatoriske mål med tilpassede arbeidsflyter på en verifiserbar måte ved å lagre all historisk aktivitet fra betrodde, autentiserte og autoriserte brukere.